Escreva uma proposta para cliente com IA em quinze minutos, depois envie em Word

As propostas são o documento que as pessoas mais precisam rapidamente e que mais costumam errar. A estrutura é padrão, o conteúdo é específico para um cliente e o cliente quer um arquivo no qual possa comentar. Este é um exemplo prático de como fazer tudo isso no NextDocs, com os prompts detalhados para você copiar.

O exemplo é de uma agência de marketing propondo a reformulação de um site. Substitua pelos seus próprios detalhes.

Minuto 0 ao 2: configure a marca uma única vez

Se ainda não o fez, abra o Brand kit (Kit de marca) e defina seu logotipo, cores, fontes e uma linha sobre o tom de voz. Se você tiver feito o upload de uma fonte da marca, ela será incorporada no PDF e levada para o arquivo do Word pelo nome. Isso leva dois minutos na primeira vez e zero minutos nas vezes seguintes; o post sobre o kit de marca aborda isso.

Se você usa a Memória de IA, diga uma vez: "Escrevo propostas para uma agência de marketing. Formal, mas caloroso. Sempre inclua uma tabela de preços e um cronograma." Cada proposta depois desta começará a partir daí.

Minuto 2 ao 4: o briefing

Inicie um novo documento a partir do gerador de propostas com IA ou de um modelo de proposta, e cole um briefing. Não precisa estar organizado:

Cliente: Harbour & Finch, um escritório de contabilidade regional, 40 funcionários, três escritórios. Eles querem uma reformulação do site: o site atual é de 2019, não é amigável para dispositivos móveis, sem agendamento online. Objetivos: parecer confiável para clientes corporativos, conseguir mais agendamentos de consultoria, ser fácil de atualizar pela própria equipe. Sinalização de orçamento da chamada: cerca de US$ 40 mil. Cronograma: lançamento antes do esforço do ano fiscal em março. Estamos propondo descoberta, design, desenvolvimento no Webflow, migração de conteúdo e três meses de suporte. A tomadora de decisão é a sócia-gerente; ela se importa em não parecer barata e não ficar presa a um fornecedor.

Depois, a instrução:

Escreva uma proposta para o cliente a partir deste briefing. Seções: resumo executivo, compreensão de seus objetivos, abordagem proposta em fases, cronograma como uma tabela com semanas, investimento como uma tabela com três opções (essencial, recomendada, estendida), por que nós, próximos passos. Formal, mas caloroso. Doze a quinze páginas. Use o kit de marca. Não invente depoimentos de clientes ou estatísticas.

Essa última frase importa. Peça para a IA não inventar e ela não inventará.

Minuto 4 ao 9: gere versões e escolha

Escolha o modo Qualidade (Quality) e gere três versões. Esta é a etapa que mais economiza tempo: em vez de editar um rascunho até dar formato a ele, você lê três propostas completas e escolhe a estrutura que você mesmo teria escrito. Uma começará com os objetivos do cliente, outra com a sua abordagem, outra com o investimento. Você sabe qual a sócia-gerente quer ver primeiro.

Escolha-a. Exclua as outras duas.

Minuto 9 ao 13: três edições

Toda proposta gerada por IA precisa dos mesmos três toques humanos:

O resumo executivo. Reescreva o primeiro parágrafo com suas próprias palavras. É a única parte que o tomador de decisão certamente lerá.
Os números. Verifique a tabela de investimentos em relação aos seus preços reais. Peça para a IA ajustar: "Deixe a opção recomendada em US$ 38.500 e mova a migração de conteúdo para ela."
O cronograma. Verifique-o em relação ao calendário da sua equipe. "Mova a fase de desenvolvimento duas semanas para frente; a descoberta precisa de três semanas, não duas."

Cada edição é uma frase no chat, e o documento é atualizado no próprio local.

Minuto 13 ao 15: exportar e enviar

Exporte para Word (DOCX) para o cliente, porque uma proposta é algo que eles vão anotar e encaminhar internamente, e o Word é o programa que a equipe deles usará para abrir. A exportação para Word mantém cabeçalhos, tabelas, imagens, links e suas fontes pelo nome.

Exporte para PDF também, para a versão que você anexa ao e-mail, garantindo que a primeira impressão seja perfeita em cada pixel.

Mantenha a origem no NextDocs. Quando o cliente pedir um escopo revisado — e ele vai pedir —, você altera o briefing e regenera a seção afetada, em vez de começar do zero.

O que isso substitui

A versão antiga desse processo levava uma tarde inteira: abrir a última proposta, localizar e substituir o nome do cliente, esquecer de substituir um, reescrever a abordagem, refazer a tabela de preços, brigar com a formatação, exportar, perceber que as fontes estavam erradas. Quinze minutos não é exagero; a leitura é a parte mais demorada.

Se a proposta for um esforço de equipe

Algumas propostas são escritas por três pessoas ao mesmo tempo, ou se transformam em uma apresentação de vendas e um vídeo de acompanhamento para o cliente. Esse é o caso para o qual o Shyne foi criado: o mesmo kit de marca, uma tela compartilhada e um agente que edita onde todos podem ver. O Shyne não exporta para Word, no entanto, então para uma proposta que precisa terminar como um DOCX, o NextDocs é a ferramenta ideal.

Comece uma proposta no NextDocs

A Equipe NextDocs