十五分钟内用 AI 撰写客户提案，然后以 Word 格式发送
提案是人们最常急需却也最容易写错的文档。它的结构是标准的，内容是针对特定客户的，而且客户通常需要一个可以进行批注的文件。这是一个在 NextDocs 中完成整个流程的实操案例，其中写明了具体的提示词，以便您直接复制使用。
本例以一家营销机构提议进行网站重构为例。您可以将其替换为您自己的具体细节。
第 0 到 2 分钟：一次性设置品牌
如果您还没有设置，请打开 Brand kit（品牌工具包）并设置您的 Logo、颜色、字体以及关于语气的简短描述。如果您上传了品牌字体，它将被嵌入到 PDF 中，并按名称带入 Word 文件中。第一次设置需要两分钟，之后每次都是零时间；品牌工具包文章中对此进行了详细介绍。
如果您使用 AI Memory（AI 记忆），只需告诉它一次：“我为一家营销机构撰写提案。语气正式但温暖。务必包含价格表和时间线。”此后的每一份提案都将以此为起点。
第 2 到 4 分钟：准备简报
从 AI 提案生成器或提案模板开始新建一个文档，然后粘贴一份简报。它不需要排版得很整齐：
客户：Harbour & Finch，一家地区性会计师事务所，40 名员工，三个办公室。他们希望重构网站：现有网站建于 2019 年，对移动端不友好，没有在线预约功能。目标：在企业客户面前展现专业信誉，获得更多咨询预约，且便于他们自己的团队进行更新。电话中透露的预算信号：4 万美元左右。时间线：在明年 3 月他们的财年推广活动之前上线。我们提议的方案包括：需求调研、设计、基于 Webflow 的开发、内容迁移以及三个月的支持服务。决策者是管理合伙人；她很在意不能显得廉价，并且不想被技术锁定。
然后输入指令：
根据这份简报撰写一份客户提案。章节包括：执行摘要、对其目标的理解、分阶段的建议方案、以周为单位的时间线表格、包含三个选项（基础版、推荐版、扩展版）的投资表格、为什么选择我们、后续步骤。语气正式但温暖。篇幅 12 到 15 页。使用品牌工具包。不要虚构客户证言或统计数据。
最后这句话至关重要。只要要求 AI 不要虚构，它就不会虚构。
第 4 到 9 分钟：生成多个版本并进行选择
选择 Quality（高质量）模式并生成三个版本。这是最省时间的步骤：与其费力修改一份草稿，不如阅读三份完整的提案，然后挑选出最符合您思路的结构。其中一个版本可能以客户目标开头，另一个以您的方案开头，还有一个以投资预算开头。您自然知道管理合伙人最想先看到哪一部分。
选中它，然后删除另外两个。
第 9 到 13 分钟：三次修改
每一份 AI 生成的提案都需要同样的三处人工润色：
- 执行摘要。 用您自己的话重写第一段。这是决策者一定会阅读的唯一部分。
- 数据。 对照您的实际定价检查投资表格。让 AI 进行调整：“将推荐选项的价格改为 38,500 美元，并将内容迁移移至该选项中。”
- 时间线。 对照您团队的日程表进行检查：“将开发阶段推迟两周；需求调研需要三周，而不是两周。”
每次修改只需在对话框中输入一句话，文档就会在原处自动更新。
第 13 到 15 分钟：导出并发送
为客户导出为 Word (DOCX)，因为提案是他们会在内部进行批注和转发的文件，而 Word 是他们团队习惯打开的格式。Word 导出会完整保留标题、表格、图片、链接以及您指定的字体。
同时导出为 PDF，作为电子邮件的附件发送，以确保第一眼看到的效果在像素级上完美无瑕。
在 NextDocs 中保留源文件。当客户要求修改范围时（他们一定会提的），您只需修改简报并重新生成受影响的章节，而无需从头开始。
这取代了什么
过去，这个过程需要耗费一整个下午：打开上一份提案，查找并替换客户名称（还可能漏掉一个），重写方案，重新制作价格表，与格式排版作斗争，导出，然后发现字体错了。十五分钟毫不夸张，其中阅读反而是最花时间的部分。
如果提案需要团队协作
有些提案需要三个人同时撰写，或者会演变成演示文稿和给客户的后续视频。这正是 Shyne 诞生的初衷：相同的品牌工具包、共享的画布，以及一个所有人都能看到其编辑过程的智能体。不过，Shyne 不支持导出为 Word，因此对于最终必须以 DOCX 格式交付的提案，NextDocs 才是首选工具。
NextDocs 团队
