اكتب مقترح عميل باستخدام الذكاء الاصطناعي في خمس عشرة دقيقة، ثم أرسله كملف Word

المقترحات هي أكثر المستندات التي يحتاجها الأشخاص بسرعة وغالبًا ما يخطئون فيها. الهيكل قياسي، والمحتوى مخصص لعميل واحد، ويريد العميل ملفًا يمكنه التعليق عليه. هذا مثال عملي لتطبيق العملية بأكملها في NextDocs، مع كتابة المطالبات (prompts) بالكامل حتى تتمكن من نسخها.

المثال هو لوكالة تسويق تقترح إعادة تصميم موقع إلكتروني. استبدل التفاصيل بتفاصيلك الخاصة.

الدقيقة 0 إلى 2: إعداد الهوية البصرية مرة واحدة

إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، افتح Brand kit (مجموعة الهوية البصرية) وحدد شعارك وألوانك وخطوطك وعبارة تصف نبرة الصوت. إذا قمت برفع خط خاص بهويتك البصرية، فسيتم تضمينه في ملف PDF ونقله إلى ملف Word بالاسم. يستغرق هذا دقيقتين في المرة الأولى وصفر دقيقة في كل مرة بعدها؛ يغطي منشور مجموعة الهوية البصرية هذا الموضوع.

إذا كنت تستخدم ميزة ذاكرة الذكاء الاصطناعي (AI Memory)، فأخبرها مرة واحدة: "أنا أكتب مقترحات لوكالة تسويق. بأسلوب رسمي ولكن دافئ. قم دائمًا بتضمين جدول تسعير وجدول زمني." كل مقترح بعد هذا سيبدأ من هذه النقطة.

الدقيقة 2 إلى 4: الموجز

ابدأ مستندًا جديدًا من منشئ المقترحات بالذكاء الاصطناعي أو من قالب مقترح، والصق الموجز. لا داعي لأن يكون منسقًا بدقة:

العميل: Harbour & Finch، شركة محاسبة إقليمية، 40 موظفًا، ثلاثة مكاتب. يريدون إعادة تصميم موقعهم الإلكتروني: الموقع الحالي يعود لعام 2019، وغير متوافق مع الهواتف المحمولة، ولا يحتوي على حجز عبر الإنترنت. الأهداف: الظهور بمظهر موثوق أمام عملاء الأعمال، والحصول على المزيد من حجوزات الاستشارات، وأن يكون من السهل على فريقهم تحديثه. مؤشر الميزانية من المكالمة: حوالي 40 ألف دولار. الجدول الزمني: الإطلاق قبل حملة سنتهم المالية في مارس. نحن نقترح مرحلة الاستكشاف، التصميم، البناء على Webflow، ترحيل المحتوى، وثلاثة أشهر من الدعم. صانع القرار هو الشريك الإداري؛ وهي تهتم بعدم الظهور بمظهر رخيص وعدم الارتباط بنظام مغلق.

ثم التعليمات:

اكتب مقترح عميل بناءً على هذا الموجز. الأقسام: ملخص تنفيذي، فهم أهدافهم، النهج المقترح على مراحل، الجدول الزمني كجدول بالأسابيع، الاستثمار كجدول بثلاثة خيارات (أساسي، موصى به، ممتد)، لماذا نحن، الخطوات التالية. الأسلوب رسمي ولكن دافئ. من اثنتي عشرة إلى خمس عشرة صفحة. استخدم مجموعة الهوية البصرية. لا تخترع اقتباسات أو إحصائيات للعميل.

هذه الجملة الأخيرة مهمة. اطلب من الذكاء الاصطناعي عدم الاختراع ولن يفعل.

الدقيقة 4 إلى 9: توليد النسخ والاختيار

اختر وضع الجودة (Quality) وقم بتوليد ثلاث نسخ. هذه هي الخطوة التي توفر أكبر قدر من الوقت: بدلاً من تعديل مسودة واحدة لتصل للشكل المطلوب، تقرأ ثلاثة مقترحات كاملة وتختار الهيكل الذي كنت ستكتبه بنفسك. سيبدأ أحدها بأهداف العميل، والآخر بنهجك، والثالث بالاستثمار. أنت تعرف أيها يريد الشريك الإداري رؤيته أولاً.

اختره. واحذف النسختين الأخريين.

الدقيقة 9 إلى 13: ثلاثة تعديلات

يحتاج كل مقترح تم إنشاؤه بالذكاء الاصطناعي إلى اللمسات البشرية الثلاث نفسها:

1. الملخص التنفيذي. أعد كتابة الفقرة الأولى بأسلوبك الخاص. إنها الجزء الوحيد الذي سيقرأه صانع القرار بالتأكيد.
2. الأرقام. تحقق من جدول الاستثمار مقارنة بأسعارك الفعلية. اطلب من الذكاء الاصطناعي التعديل: "اجعل الخيار الموصى به 38,500 دولار وانقل ترحيل المحتوى إليه."
3. الجدول الزمني. تحقق منه مقارنة بجدول فريقك. "قم بإزاحة مرحلة البناء أسبوعين إلى الوراء؛ مرحلة الاستكشاف تحتاج إلى ثلاثة أسابيع وليس أسبوعين."

كل تعديل عبارة عن جملة في الدردشة، ويتم تحديث المستند في مكانه مباشرة.

الدقيقة 13 إلى 15: التصدير والإرسال

التصدير إلى Word (DOCX) للعميل، لأن المقترح هو شيء سيقومون بوضع ملاحظات عليه وتمريره داخليًا، وبرنامج Word هو ما سيفتحه فريقهم به. ينقل التصدير إلى Word العناوين والجداول والصور والروابط وخطوطك بالاسم.

التصدير إلى PDF أيضًا، للنسخة التي ترفقها بالبريد الإلكتروني، لتكون الانطباع الأول دقيقًا تمامًا من حيث التصميم.

احتفظ بالمصدر في NextDocs. عندما يطلب العميل نطاق عمل معدل، وسيفعلون ذلك بالتأكيد، يمكنك تغيير الموجز وإعادة توليد القسم المتأثر بدلاً من البدء من جديد.

ما يحل هذا محله

النسخة القديمة من هذه العملية كانت تستغرق نصف يوم عمل: فتح آخر مقترح، البحث عن اسم العميل واستبداله، نسيان أحدها، إعادة كتابة النهج، إعادة بناء جدول التسعير، محاربة التنسيق، التصدير، ثم ملاحظة أن الخطوط خاطئة. خمس عشرة دقيقة ليست مبالغة؛ القراءة هي الجزء البطيء فقط.

إذا كان المقترح جهدًا جماعيًا

تُكتب بعض المقترحات بواسطة ثلاثة أشخاص في آن واحد، أو تتحول إلى عرض تقديمي وفيديو متابعة للعميل. هذه هي الحالة التي بُنيت من أجلها منصة Shyne: نفس مجموعة الهوية البصرية، ومساحة عمل مشتركة، ومساعد ذكاء اصطناعي يقوم بالتعديل حيث يمكن للجميع رؤيته. ومع ذلك، لا تدعم Shyne التصدير إلى Word، لذا بالنسبة للمقترح الذي يجب أن ينتهي كملف DOCX، فإن NextDocs هي الأداة المناسبة.

ابدأ مقترحًا في NextDocs

---

فريق NextDocs