AI के साथ पंद्रह मिनट में क्लाइंट प्रपोजल लिखें, फिर इसे Word के रूप में भेजें

प्रपोजल (प्रस्ताव) वे दस्तावेज़ हैं जिनकी लोगों को अक्सर सबसे तेज़ ज़रूरत होती है और वे अक्सर इसे गलत बना देते हैं। इसकी संरचना मानक होती है, सामग्री किसी एक क्लाइंट के लिए विशिष्ट होती है, और क्लाइंट एक ऐसी फ़ाइल चाहता है जिस पर वे टिप्पणी (कमेंट) कर सकें। यह NextDocs में इस पूरी प्रक्रिया को करने का एक व्यावहारिक उदाहरण है, जिसमें प्रॉम्प्ट्स लिखे गए हैं ताकि आप उन्हें कॉपी कर सकें।

यह उदाहरण एक मार्केटिंग एजेंसी का है जो वेबसाइट रीडिजाइन का प्रस्ताव दे रही है। आप इसमें अपने विवरण बदल सकते हैं।

मिनट 0 से 2: एक बार ब्रांड सेट करें

यदि आपने अभी तक ऐसा नहीं किया है, तो Brand kit खोलें और अपना लोगो, रंग, फ़ॉन्ट और टोन के बारे में एक पंक्ति सेट करें। यदि आपने कोई ब्रांड फ़ॉन्ट अपलोड किया है, तो इसे PDF में एम्बेड किया जाएगा और नाम से Word फ़ाइल में ले जाया जाएगा। पहली बार इसमें दो मिनट लगते हैं और उसके बाद हर बार शून्य मिनट; ब्रांड किट पोस्ट में इसके बारे में विस्तार से बताया गया है।

यदि आप AI Memory का उपयोग करते हैं, तो इसे एक बार बताएं: "मैं एक मार्केटिंग एजेंसी के लिए प्रपोजल लिखता हूँ। औपचारिक लेकिन आत्मीय (Formal but warm)। हमेशा एक मूल्य निर्धारण तालिका (pricing table) और एक समयरेखा (timeline) शामिल करें।" इसके बाद का हर प्रपोजल इसी से शुरू होगा।

मिनट 2 से 4: ब्रीफ (संक्षिप्त विवरण)

AI प्रपोजल जनरेटर या किसी प्रपोजल टेम्पलेट से एक नया दस्तावेज़ शुरू करें, और एक ब्रीफ पेस्ट करें। इसे बहुत व्यवस्थित होने की आवश्यकता नहीं है:

क्लाइंट: हार्बर एंड फिंच (Harbour & Finch), एक क्षेत्रीय अकाउंटिंग फर्म, 40 कर्मचारी, तीन कार्यालय। वे एक वेबसाइट रीडिजाइन चाहते हैं: वर्तमान साइट 2019 की है, मोबाइल-अनुकूल नहीं है, कोई ऑनलाइन बुकिंग नहीं है। लक्ष्य: व्यावसायिक ग्राहकों के लिए विश्वसनीय दिखना, अधिक परामर्श बुकिंग प्राप्त करना, उनकी अपनी टीम के लिए अपडेट करना आसान होना। कॉल से बजट का संकेत: लगभग $40k। समयरेखा: मार्च में उनके वित्तीय वर्ष के अभियान से पहले लॉन्च करना। हम डिस्कवरी, डिज़ाइन, Webflow पर निर्माण, सामग्री माइग्रेशन और तीन महीने के समर्थन का प्रस्ताव दे रहे हैं। निर्णय लेने वाली प्रबंध भागीदार (managing partner) हैं; वह इस बात की परवाह करती हैं कि वे सस्ते न दिखें और किसी एक चीज़ में बंधकर न रह जाएं।

फिर निर्देश दें:

इस ब्रीफ से एक क्लाइंट प्रपोजल लिखें। अनुभाग: कार्यकारी सारांश (executive summary), उनके लक्ष्यों की समझ, चरणों में प्रस्तावित दृष्टिकोण, हफ्तों के साथ एक तालिका के रूप में समयरेखा, तीन विकल्पों (आवश्यक, अनुशंसित, विस्तारित) के साथ एक तालिका के रूप में निवेश, हम क्यों, अगले कदम। औपचारिक लेकिन आत्मीय। बारह से पंद्रह पृष्ठ। ब्रांड किट का उपयोग करें। क्लाइंट के उद्धरण या आंकड़े खुद से न बनाएं।

वह आखिरी वाक्य महत्वपूर्ण है। AI से कहें कि वह मनगढ़ंत बातें न बनाए और वह ऐसा नहीं करेगा।

मिनट 4 से 9: संस्करण तैयार करें और चुनें

Quality मोड चुनें और तीन संस्करण (versions) तैयार करें। यह वह कदम है जो सबसे अधिक समय बचाता है: एक ड्राफ्ट को संपादित करके आकार देने के बजाय, आप तीन पूर्ण प्रपोजल पढ़ते हैं और उस संरचना को चुनते हैं जिसे आप खुद लिखते। एक क्लाइंट के लक्ष्यों के साथ शुरू होगा, एक आपके दृष्टिकोण के साथ, और एक निवेश के साथ। आप जानते हैं कि प्रबंध भागीदार सबसे पहले क्या देखना चाहती हैं।

इसे चुनें। अन्य दो को हटा दें।

मिनट 9 से 13: तीन संपादन (edits)

हर AI प्रपोजल को समान तीन मानवीय स्पर्शों (human touches) की आवश्यकता होती है:

1. कार्यकारी सारांश (The executive summary)। पहले पैराग्राफ को अपने शब्दों में फिर से लिखें। यह एकमात्र ऐसा हिस्सा है जिसे निर्णय लेने वाला निश्चित रूप से पढ़ेगा।
2. संख्याएँ (The numbers)। अपने वास्तविक मूल्य निर्धारण के साथ निवेश तालिका की जाँच करें। AI को समायोजित करने के लिए कहें: "अनुशंसित विकल्प को $38,500 करें और सामग्री माइग्रेशन को इसमें स्थानांतरित करें।"
3. समयरेखा (The timeline)। अपनी टीम के कैलेंडर के साथ इसकी जाँच करें। "निर्माण चरण (build phase) को दो सप्ताह बाद स्थानांतरित करें; डिस्कवरी के लिए तीन सप्ताह की आवश्यकता है, दो की नहीं।"

प्रत्येक संपादन चैट में एक वाक्य है, और दस्तावेज़ उसी स्थान पर अपडेट हो जाता है।

मिनट 13 से 15: एक्सपोर्ट करें और भेजें

क्लाइंट के लिए Word (DOCX) में एक्सपोर्ट करें, क्योंकि प्रपोजल एक ऐसी चीज़ है जिसे वे एनोटेट करेंगे और आंतरिक रूप से फॉरवर्ड करेंगे, और Word ही वह टूल है जिसमें उनकी टीम इसे खोलेगी। Word एक्सपोर्ट हेडिंग, टेबल, इमेज, लिंक और आपके फ़ॉन्ट को नाम के साथ ले जाता है।

ईमेल के साथ अटैच करने वाले संस्करण के लिए PDF में भी एक्सपोर्ट करें, ताकि पहला प्रभाव पिक्सेल-सटीक (pixel-exact) हो।

स्रोत (source) को NextDocs में रखें। जब क्लाइंट संशोधित दायरे (revised scope) के लिए कहता है, और वे कहेंगे ही, तो आप शुरू से शुरू करने के बजाय ब्रीफ को बदलते हैं और प्रभावित अनुभाग को फिर से जनरेट करते हैं।

यह किसका स्थान लेता है

इस प्रक्रिया का पुराना संस्करण एक पूरी दोपहर ले लेता था: पिछला प्रपोजल खोलें, क्लाइंट का नाम ढूंढें और बदलें, कोई एक भूल जाएं, दृष्टिकोण को फिर से लिखें, मूल्य निर्धारण तालिका का पुनर्निर्माण करें, फ़ॉर्मेटिंग से जूझें, एक्सपोर्ट करें, ध्यान दें कि फ़ॉन्ट गलत हैं। पंद्रह मिनट कोई अतिशयोक्ति नहीं है; पढ़ना ही सबसे धीमा हिस्सा है।

यदि प्रपोजल एक टीम प्रयास है

कुछ प्रपोजल एक साथ तीन लोगों द्वारा लिखे जाते हैं, या क्लाइंट के लिए एक पिच डेक और एक फॉलो-अप वीडियो में बदल जाते हैं। यह वही मामला है जिसके लिए Shyne बनाया गया था: वही ब्रांड किट, एक साझा कैनवास, और एक एजेंट जो वहां संपादित करता है जहां हर कोई इसे देख सकता है। हालाँकि, Shyne Word में एक्सपोर्ट नहीं करता है, इसलिए एक ऐसे प्रपोजल के लिए जिसे DOCX के रूप में समाप्त होना चाहिए, NextDocs ही सही टूल है।

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NextDocs टीम