Tulis proposal klien dengan AI dalam lima belas menit, lalu kirim sebagai Word

Proposal adalah dokumen yang paling sering dibutuhkan orang dengan cepat dan paling sering salah dibuat. Strukturnya standar, kontennya spesifik untuk satu klien, dan klien menginginkan file yang dapat mereka komentari. Ini adalah contoh pengerjaan lengkap untuk melakukan semuanya di NextDocs, dengan perintah (prompt) yang ditulis secara lengkap sehingga Anda dapat menyalinnya.

Contoh ini adalah agensi pemasaran yang mengusulkan desain ulang situs web. Sesuaikan dengan detail Anda sendiri.

Menit 0 hingga 2: atur merek sekali saja

Jika belum, buka Brand kit dan atur logo, warna, font, serta satu baris tentang nada bicara (tone). Jika Anda telah mengunggah font merek, font tersebut akan disematkan dalam PDF dan dimasukkan ke dalam file Word berdasarkan namanya. Ini membutuhkan waktu dua menit untuk pertama kalinya dan nol menit untuk seterusnya; postingan brand kit membahas hal ini.

Jika Anda menggunakan AI Memory, beri tahu sekali saja: "Saya menulis proposal untuk agensi pemasaran. Formal tetapi hangat. Selalu sertakan tabel harga dan lini masa." Setiap proposal setelah ini akan dimulai dari sana.

Menit 2 hingga 4: draf singkat (brief)

Mulai dokumen baru dari generator proposal AI atau dari templat proposal, lalu tempelkan draf singkat (brief). Tidak perlu rapi:

Klien: Harbour & Finch, sebuah firma akuntansi regional, 40 staf, tiga kantor. Mereka menginginkan desain ulang situs web: situs saat ini buatan tahun 2019, tidak ramah seluler, tidak ada pemesanan online. Tujuan: terlihat kredibel bagi klien bisnis, mendapatkan lebih banyak pemesanan konsultasi, mudah diperbarui oleh tim mereka sendiri. Sinyal anggaran dari panggilan telepon: sekitar $40k. Lini masa: peluncuran sebelum promosi tahun keuangan mereka di bulan Maret. Kami mengusulkan tahap penemuan (discovery), desain, pembuatan di Webflow, migrasi konten, dan dukungan selama tiga bulan. Pengambil keputusan adalah managing partner; dia peduli agar tidak terlihat murahan dan tidak terikat kontrak yang kaku.

Kemudian instruksinya:

Tulis proposal klien dari brief ini. Bagian: ringkasan eksekutif, pemahaman tentang tujuan mereka, pendekatan yang diusulkan dalam beberapa fase, lini masa sebagai tabel dengan hitungan minggu, investasi sebagai tabel dengan tiga opsi (esensial, direkomendasikan, diperluas), mengapa memilih kami, langkah selanjutnya. Formal tetapi hangat. Dua belas hingga lima belas halaman. Gunakan brand kit. Jangan mengarang kutipan klien atau statistik.

Kalimat terakhir itu penting. Minta AI untuk tidak mengarang, dan ia tidak akan melakukannya.

Menit 4 hingga 9: buat versi dan pilih

Pilih mode Quality dan buat tiga versi. Ini adalah langkah yang paling menghemat waktu: alih-alih mengedit satu draf agar sesuai keinginan, Anda membaca tiga proposal lengkap dan memilih struktur yang ingin Anda tulis. Satu versi akan diawali dengan tujuan klien, satu dengan pendekatan Anda, dan satu lagi dengan investasi. Anda tahu mana yang ingin dilihat pertama kali oleh managing partner.

Pilih versi tersebut. Hapus dua versi lainnya.

Menit 9 hingga 13: tiga pengeditan

Setiap proposal AI membutuhkan tiga sentuhan manusia yang sama:

Ringkasan eksekutif. Tulis ulang paragraf pertama dengan kata-kata Anda sendiri. Ini adalah satu-satunya bagian yang pasti akan dibaca oleh pengambil keputusan.
Angka-angka. Periksa tabel investasi dengan harga aktual Anda. Minta AI untuk menyesuaikan: "Buat opsi yang direkomendasikan menjadi $38.500 dan pindahkan migrasi konten ke dalamnya."
Lini masa. Periksa dengan kalender tim Anda. "Geser fase pembuatan dua minggu lebih lambat; tahap penemuan (discovery) membutuhkan tiga minggu, bukan dua."

Setiap pengeditan berupa satu kalimat dalam obrolan, dan dokumen akan diperbarui secara langsung.

Menit 13 hingga 15: ekspor dan kirim

Ekspor ke Word (DOCX) untuk klien, karena proposal adalah sesuatu yang akan mereka beri catatan dan teruskan secara internal, dan Word adalah aplikasi yang akan digunakan oleh tim mereka untuk membukanya. Ekspor Word membawa tajuk, tabel, gambar, tautan, dan font Anda berdasarkan namanya.

Ekspor ke PDF juga, untuk versi yang Anda lampirkan ke email, sehingga kesan pertama terlihat sangat presisi (pixel-exact).

Simpan sumbernya di NextDocs. Ketika klien meminta revisi ruang lingkup (dan mereka pasti akan memintanya), Anda cukup mengubah brief dan membuat ulang bagian yang terpengaruh, alih-alih memulai dari awal.

Apa yang digantikan oleh proses ini

Versi lama dari proses ini memakan waktu satu sore penuh: membuka proposal terakhir, mencari dan mengganti nama klien, melewatkan satu bagian, menulis ulang pendekatan, membangun kembali tabel harga, berkutat dengan pemformatan, mengekspor, lalu menyadari font-nya salah. Lima belas menit bukanlah hal yang berlebihan; membaca adalah bagian yang paling lambat.

Jika proposal adalah upaya tim

Beberapa proposal ditulis oleh tiga orang sekaligus, atau berubah menjadi pitch deck dan video tindak lanjut untuk klien. Itulah alasan mengapa Shyne dibuat: brand kit yang sama, kanvas bersama, dan agen yang mengedit di tempat yang dapat dilihat semua orang. Namun, Shyne tidak mengekspor ke Word, jadi untuk proposal yang harus berakhir sebagai DOCX, NextDocs adalah alat yang tepat.

Mulai proposal di NextDocs

Tim NextDocs