AI로 15분 만에 고객 제안서 작성하고 Word 파일로 전송하기

제안서는 사람들이 가장 빠르게 필요로 하면서도 가장 자주 실수하는 문서입니다. 구조는 표준화되어 있지만 내용은 특정 고객에게 맞춤화되어야 하며, 고객은 피드백을 남길 수 있는 파일을 원합니다. 이 글은 NextDocs에서 전체 과정을 진행하는 실전 예시로, 바로 복사해서 사용할 수 있는 프롬프트도 함께 제공합니다.

이번 예시는 마케팅 대행사가 웹사이트 리디자인을 제안하는 상황입니다. 여러분의 상황에 맞게 세부 정보를 변경해 보세요.

0~2분: 브랜드 설정하기 (최초 1회)

아직 설정하지 않았다면 **Brand kit(브랜드 키트)**를 열고 로고, 색상, 폰트, 톤앤매너에 대한 설명을 설정하세요. 브랜드 폰트를 업로드하면 PDF에 임베드되며, Word 파일에도 해당 폰트 이름이 그대로 유지됩니다. 처음 한 번 설정하는 데 2분이 소요되며, 그 이후에는 시간이 전혀 들지 않습니다. 자세한 내용은 브랜드 키트 소개 포스트에서 확인할 수 있습니다.

AI Memory를 사용하는 경우, 한 번만 이렇게 입력해 두세요. "나는 마케팅 대행사를 위한 제안서를 작성해. 격식 있으면서도 따뜻한 톤으로 작성해 줘. 항상 가격표와 타임라인을 포함해 줘." 이후에 작성하는 모든 제안서는 이 설정을 바탕으로 시작됩니다.

2~4분: 개요(Brief) 입력하기

AI 제안서 생성기 또는 제안서 템플릿에서 새 문서를 시작하고 개요를 붙여넣으세요. 정돈되지 않은 거친 내용이어도 괜찮습니다:

고객: 지역 회계법인 Harbour & Finch, 직원 40명, 지사 3개. 웹사이트 리디자인을 원함: 현재 사이트는 2019년에 제작되어 모바일 친화적이지 않고 온라인 예약 기능이 없음. 목표: 비즈니스 고객에게 신뢰감을 주고, 상담 예약 건수를 늘리며, 자체 팀이 쉽게 업데이트할 수 있도록 하는 것. 미팅에서 파악한 예산 범위: 약 4만 달러 내외. 일정: 3월 회계연도 마케팅 집중 기간 전에 론칭. 제안 내용: 디스커버리, 디자인, Webflow 기반 개발, 콘텐츠 마이그레이션, 3개월 기술 지원. 의사 결정권자: 대표 파트너(Managing Partner). 저렴해 보이지 않으면서도 특정 플랫폼에 종속(Lock-in)되지 않는 것을 중요하게 생각함.

그 다음, 다음과 같이 지시사항을 입력합니다:

이 개요를 바탕으로 고객 제안서를 작성해 줘. 포함할 섹션: 요약(Executive Summary), 고객의 목표 이해, 단계별 제안 접근 방식, 주차별 타임라인 표, 3가지 옵션(기본형, 추천형, 확장형)이 포함된 투자 비용 표, 우리를 선택해야 하는 이유, 다음 단계. 격식 있으면서도 따뜻한 톤으로 작성해 줘. 분량은 12~15페이지 내외. 브랜드 키트를 적용할 것. 없는 고객 인용구나 통계 자료를 지어내지 말 것.

마지막 문장이 중요합니다. AI에게 거짓 정보를 지어내지 말라고 요청하면 실제로 지어내지 않습니다.

4~9분: 여러 버전 생성 및 선택하기

Quality(품질) 모드를 선택하고 세 가지 버전을 생성합니다. 이 단계가 시간을 가장 많이 단축해 줍니다. 초안 하나를 붙잡고 수정하는 대신, 완성된 제안서 세 개를 읽어보고 마음에 드는 구조를 선택하기만 하면 됩니다. 하나는 고객의 목표를, 다른 하나는 제안 접근 방식을, 나머지 하나는 투자 비용을 강조하여 시작할 것입니다. 의사 결정권자가 어떤 내용을 가장 먼저 보고 싶어 할지는 여러분이 잘 알고 계실 것입니다.

원하는 버전을 선택하고 나머지 두 개는 삭제하세요.

9~13분: 세 가지 편집 작업

AI가 작성한 모든 제안서에는 사람의 손길이 필요한 세 가지 공통적인 부분이 있습니다:

요약(Executive Summary). 첫 번째 문단은 자신만의 언어로 다시 작성하세요. 의사 결정권자가 확실하게 읽는 유일한 부분이기 때문입니다.
숫자 확인. 투자 비용 표를 실제 가격과 대조해 보세요. AI에게 "추천 옵션을 $38,500로 변경하고 콘텐츠 마이그레이션을 이 옵션으로 이동해 줘"라고 요청하여 조정할 수 있습니다.
타임라인. 팀의 일정과 대조해 보세요. "개발 단계를 2주 뒤로 미뤄줘. 디스커버리 단계는 2주가 아니라 3주가 필요해"라고 지시하면 됩니다.

채팅창에 한 문장씩 입력할 때마다 문서가 그 자리에서 바로 업데이트됩니다.

13~15분: 내보내기 및 전송

고객을 위해 Word(DOCX)로 내보내기를 실행하세요. 제안서는 고객사 내부에서 주석을 달고 공유하는 문서이므로, 상대방 팀이 열어보기 가장 좋은 포맷은 Word입니다. Word 내보내기 기능을 사용하면 제목, 표, 이미지, 링크는 물론 지정한 폰트까지 그대로 유지됩니다.

이메일에 첨부할 용도로 PDF로도 내보내기를 하세요. 첫인상을 픽셀 단위까지 완벽하게 보여줄 수 있습니다.

원본은 NextDocs에 보관해 두세요. 고객이 범위 수정을 요청할 때(반드시 요청하게 마련입니다), 처음부터 다시 시작할 필요 없이 개요를 수정하고 해당 섹션만 다시 생성하면 됩니다.

기존 방식과의 차이점

기존 방식대로라면 반나절은 꼬박 걸렸을 작업입니다. 이전 제안서를 열고, 고객 이름을 찾아 바꾸다가 하나쯤 빼먹고, 접근 방식을 새로 쓰고, 가격표를 다시 만들고, 서식과 씨름하다가 내보낸 뒤 폰트가 깨진 것을 발견하는 식이었죠. 15분이라는 시간은 과장이 아닙니다. 실제로 가장 시간이 오래 걸리는 단계는 문서를 읽고 검토하는 과정입니다.

제안서 작성이 팀 협업인 경우

어떤 제안서는 세 명이 동시에 작성하거나, 피치 덱(Pitch Deck) 및 고객용 후속 영상으로 이어지기도 합니다. 바로 이러한 케이스를 위해 개발된 것이 Shyne입니다. 동일한 브랜드 키트, 공유 캔버스, 그리고 모두가 보는 앞에서 편집을 수행하는 에이전트를 제공합니다. 다만 Shyne은 Word 내보내기를 지원하지 않으므로, 최종 결과물이 DOCX 파일이어야 하는 제안서의 경우에는 NextDocs가 최적의 도구입니다.

NextDocs에서 제안서 시작하기

NextDocs 팀