Schrijf een klantvoorstel met AI in vijftien minuten en verstuur het als Word

Voorstellen zijn de documenten die mensen het vaakst snel nodig hebben en het vaakst verkeerd aanpakken. De structuur is standaard, de inhoud is specifiek voor één klant, en de klant wil een bestand waarin hij opmerkingen kan achterlaten. Dit is een uitgewerkt voorbeeld van hoe je dit volledig in NextDocs doet, inclusief de uitgeschreven prompts zodat je ze direct kunt kopiëren.

Het voorbeeld is een marketingbureau dat een voorstel doet voor een herontwerp van een website. Vervang dit gerust door je eigen gegevens.

Minuut 0 tot 2: stel eenmalig je merkidentiteit in

Als je dat nog niet hebt gedaan, open dan de Brand kit en stel je logo, kleuren, lettertypen en een korte beschrijving van je tone of voice in. Als je een eigen merklettertype hebt geüpload, wordt dit ingesloten in de PDF en op naam meegenomen naar het Word-bestand. Dit kost de eerste keer twee minuten en daarna nul minuten; de brand kit blogpost legt dit in detail uit.

Als je AI Memory gebruikt, vertel het dan één keer: "Ik schrijf voorstellen voor een marketingbureau. Formeel maar warm. Neem altijd een prijstabel en een planning op." Elk voorstel daarna start vanuit die basis.

Minuut 2 tot 4: de briefing

Start een nieuw document via de AI-voorstelgenerator of vanuit een voorstelsjabloon, en plak een briefing. Dit hoeft niet netjes geordend te zijn:

Klant: Harbour & Finch, een regionaal accountantskantoor, 40 medewerkers, drie kantoren. Ze willen een herontwerp van hun website: de huidige site stamt uit 2019, is niet mobielvriendelijk en heeft geen online boekingssysteem. Doelen: geloofwaardig overkomen op zakelijke klanten, meer adviesgesprekken genereren, en eenvoudig door hun eigen team bij te werken zijn. Budgetindicatie uit het gesprek: rond de $40k. Planning: lancering vóór hun marketingcampagne voor het nieuwe boekjaar in maart. We stellen discovery, ontwerp, bouw in Webflow, contentmigratie en drie maanden ondersteuning voor. De beslisser is de managing partner; zij vindt het belangrijk dat het er niet goedkoop uitziet en dat ze niet vastzit aan één partij.

Vervolgens de instructie:

Schrijf een klantvoorstel op basis van deze briefing. Secties: managementsamenvatting, begrip van hun doelen, voorgestelde aanpak in fasen, planning als tabel met weken, investering als tabel met drie opties (essentieel, aanbevolen, uitgebreid), waarom wij, volgende stappen. Formeel maar warm. Twaalf tot vijftien pagina's. Gebruik de brand kit. Verzin geen klantcitaten of statistieken.

Die laatste zin is belangrijk. Vraag de AI om niets te verzinnen, en dat zal hij dan ook niet doen.

Minuut 4 tot 9: versies genereren en kiezen

Kies de Kwaliteit-modus en genereer drie versies. Dit is de stap die de meeste tijd bespaart: in plaats van één concept handmatig bij te schaven, lees je drie volledige voorstellen en kies je de structuur die jij zelf geschreven zou hebben. De ene versie begint met de doelen van de klant, de andere met jouw aanpak, en de derde met de investering. Je weet zelf het beste wat de managing partner als eerste wil zien.

Kies je favoriet. Verwijder de andere twee.

Minuut 9 tot 13: drie aanpassingen

Elk AI-voorstel heeft dezelfde drie menselijke details nodig:

De managementsamenvatting. Herschrijf de eerste alinea in je eigen woorden. Dit is het enige deel dat de beslisser gegarandeerd zal lezen.
De cijfers. Controleer de investeringstabel met je werkelijke prijzen. Vraag de AI om dit aan te passen: "Maak de aanbevolen optie $38.500 en verplaats de contentmigratie hiernaartoe."
De planning. Controleer deze met de agenda van je team. "Verschuif de bouwfase met twee weken; discovery heeft drie weken nodig in plaats van twee."

Elke aanpassing is slechts een zin in de chat, waarna het document direct op de juiste plek wordt bijgewerkt.

Minuut 13 to 15: exporteren en verzenden

Exporteer naar Word (DOCX) voor de klant, omdat een voorstel iets is waar ze intern opmerkingen bij willen plaatsen en willen doorsturen, en Word is het programma waarin hun team het zal openen. De Word-export neemt koppen, tabellen, afbeeldingen, links en je lettertypen bij naam over.

Exporteer ook naar PDF voor de versie die je als bijlage bij de e-mail voegt, zodat de eerste indruk pixel-perfect is.

Bewaar de bron in NextDocs. Wanneer de klant vraagt om een herziene scope (en dat gaan ze doen), pas je simpelweg de briefing aan en genereer je de betreffende sectie opnieuw, in plaats van helemaal opnieuw te moeten beginnen.

Wat dit vervangt

De oude versie van dit proces kostte je een hele middag: het vorige voorstel openen, de naam van de klant zoeken en vervangen (en er eentje vergeten), de aanpak herschrijven, de prijstabel opnieuw opbouwen, vechten met de opmaak, exporteren, en er dan achter komen dat de lettertypen niet kloppen. Vijftien minuten is geen overdrijving; het lezen is hierbij nog het langzaamste deel.

Als het voorstel teamwork is

Sommige voorstellen worden door drie mensen tegelijk geschreven, of veranderen in een pitchdeck en een video-follow-up voor de klant. Dat is precies de situatie waarvoor Shyne is gebouwd: dezelfde brand kit, een gedeeld canvas en een AI-assistent die bewerkingen uitvoert waar iedereen bij is. Shyne exporteert echter niet naar Word, dus voor een voorstel dat uiteindelijk een DOCX moet worden, is NextDocs de juiste tool.

Start een voorstel in NextDocs

Het NextDocs-team