نوشتن پروپوزال مشتری با هوش مصنوعی در پانزده دقیقه، سپس ارسال آن به صورت فایل Word
پروپوزال‌ها اسنادی هستند که افراد معمولاً خیلی سریع به آن‌ها نیاز دارند و اغلب در نوشتنشان دچار اشتباه می‌شوند. ساختار آن‌ها استاندارد است، محتوا مختص به یک مشتری خاص است و مشتری فایلی می‌خواهد که بتواند روی آن نظر بدهد. این یک نمونه عملی از انجام کل این فرآیند در NextDocs است، همراه با پرامپت‌های نوشته‌شده تا بتوانید از آن‌ها کپی‌برداری کنید.
این مثال درباره یک آژانس بازاریابی است که پروپوزال بازطراحی وب‌سایت ارائه می‌دهد. جزئیات خود را جایگزین آن کنید.
دقیقه ۰ تا ۲: تنظیم برند برای یک‌بار
اگر هنوز این کار را نکرده‌اید، Brand kit (کیت برند) را باز کنید و لوگو، رنگ‌ها، فونت‌ها و یک خط درباره لحن خود را تنظیم کنید. اگر فونت برند خود را آپلود کرده باشید، این فونت در فایل PDF جاسازی شده و با همان نام به فایل Word منتقل می‌شود. این کار در اولین بار دو دقیقه زمان می‌برد و دفعات بعدی صفر دقیقه؛ پست کیت برند این موضوع را پوشش می‌دهد.
اگر از AI Memory (حافظه هوش مصنوعی) استفاده می‌کنید، یک‌بار به آن بگویید: «من برای یک آژانس بازاریابی پروپوزال می‌نویسم. رسمی اما صمیمی. همیشه یک جدول قیمت‌گذاری و یک جدول زمانی اضافه کن.» هر پروپوزالی بعد از این، بر همین اساس شروع خواهد شد.
دقیقه ۲ تا ۴: خلاصه پروژه (بریف)
یک سند جدید از سازنده پروپوزال هوش مصنوعی یا از یک قالب پروپوزال شروع کنید و خلاصه پروژه را پیست کنید. نیازی نیست مرتب باشد:
مشتری: Harbour & Finch، یک شرکت حسابداری منطقه‌ای، ۴۰ پرسنل، سه دفتر. آن‌ها خواهان بازطراحی وب‌سایت هستند: سایت فعلی مربوط به سال ۲۰۱۹ است، برای موبایل بهینه نیست و امکان رزرو آنلاین ندارد. اهداف: معتبر به نظر رسیدن برای مشتریان تجاری، دریافت رزروهای مشاوره بیشتر، و به‌روزرسانی آسان توسط تیم خودشان. بودجه تخمینی از تماس تلفنی: حدود ۴۰ هزار دلار. جدول زمانی: راه‌اندازی قبل از کمپین سال مالی آن‌ها در ماه مارس. ما مراحل شناخت (discovery)، طراحی، ساخت روی Webflow، انتقال محتوا و سه ماه پشتیبانی را پیشنهاد می‌کنیم. تصمیم‌گیرنده شریک مدیریت است؛ او اهمیت می‌دهد که کار ارزان‌قیمت به نظر نرسد و به سیستم خاصی وابسته و محدود نشوند.
سپس این دستورالعمل:
بر اساس این خلاصه، یک پروپوزال مشتری بنویس. بخش‌ها: خلاصه مدیریتی، درک اهداف آن‌ها، رویکرد پیشنهادی در قالب فازهای مختلف، جدول زمانی به صورت جدولی با مشخص کردن هفته‌ها، سرمایه‌گذاری به صورت جدولی با سه گزینه (پایه، پیشنهادی، پیشرفته)، چرا ما، مراحل بعدی. رسمی اما صمیمی. دوازده تا پانزده صفحه. از کیت برند استفاده کن. نقل‌قول‌ها یا آمارهای ساختگی از مشتری ایجاد نکن.
جمله آخر بسیار مهم است. از هوش مصنوعی بخواهید چیزی از خود نسازد و این کار را نخواهد کرد.
دقیقه ۴ تا ۹: تولید نسخه‌ها و انتخاب
حالت Quality (کیفیت) را انتخاب کرده و سه نسخه تولید کنید. این مرحله‌ای است که بیشترین زمان را ذخیره می‌کند: به جای ویرایش و سر و سامان دادن به یک پیش‌نویس، شما سه پروپوزال کامل را می‌خوانید و ساختاری را انتخاب می‌کنید که خودتان می‌خواستید بنویسید. یکی با اهداف مشتری شروع می‌شود، دیگری با رویکرد شما و سومی با بخش سرمایه‌گذاری. شما بهتر می‌دانید که شریک مدیریت مایل است کدام بخش را اول ببیند.
آن را انتخاب کنید. دو نسخه دیگر را حذف کنید.
دقیقه ۹ تا ۱۳: سه ویرایش
هر پروپوزال هوش مصنوعی به سه لمس انسانی یکسان نیاز دارد:
- خلاصه مدیریتی. پاراگراف اول را با کلمات خودتان بازنویسی کنید. این تنها بخشی است که تصمیم‌گیرنده قطعاً آن را خواهد خواند.
- ارقام. جدول سرمایه‌گذاری را با قیمت‌گذاری واقعی خود بررسی کنید. از هوش مصنوعی بخواهید آن را اصلاح کند: «گزینه پیشنهادی را ۳۸,۵۰۰ دلار قرار بده و انتقال محتوا را به داخل آن منتقل کن.»
- جدول زمانی. آن را با تقویم کاری تیم خود تطبیق دهید. «فاز ساخت را دو هفته به عقب بینداز؛ فاز شناخت به سه هفته زمان نیاز دارد، نه دو هفته.»
هر ویرایش تنها یک جمله در چت است و سند در همان‌جا به‌روزرسانی می‌شود.
دقیقه ۱۳ تا ۱۵: خروجی گرفتن و ارسال
خروجی گرفتن به صورت Word (DOCX) برای مشتری؛ چرا که پروپوزال سندی است که آن‌ها روی آن یادداشت می‌گذارند و در داخل سازمان خود ارسال می‌کنند، و Word برنامه‌ای است که تیم آن‌ها سند را با آن باز خواهد کرد. خروجی Word عناوین، جدول‌ها، تصاویر، لینک‌ها و فونت‌های شما را با نام خودشان منتقل می‌کند.
همچنین خروجی گرفتن به صورت PDF برای نسخه‌ای که به ایمیل پیوست می‌کنید، تا اولین برداشت بصری کاملاً دقیق و بی‌نقص باشد.
نسخه اصلی را در NextDocs نگه دارید. وقتی مشتری درخواست اصلاح محدوده پروژه را دارد (که قطعاً خواهد داشت)، شما به جای شروع مجدد از صفر، خلاصه پروژه را تغییر داده و بخش مربوطه را دوباره تولید می‌کنید.
این روش جایگزین چه چیزی می‌شود
نسخه قدیمی این فرآیند یک بعدازظهر کامل وقت می‌گرفت: باز کردن آخرین پروپوزال، جستجو و جایگزینی نام مشتری، جا انداختن یکی از آن‌ها، بازنویسی رویکرد، بازسازی جدول قیمت‌گذاری، کلنجار رفتن با فرمت‌بندی، خروجی گرفتن و در نهایت متوجه شدن اینکه فونت‌ها اشتباه هستند. پانزده دقیقه اصلاً اغراق نیست؛ بخش کند کار فقط خواندن آن است.
اگر نوشتن پروپوزال یک کار تیمی است
برخی پروپوزال‌ها توسط سه نفر به طور همزمان نوشته می‌شوند، یا به یک دک ارائه (pitch deck) و یک ویدیوی پیگیری برای مشتری تبدیل می‌شوند. این دقیقاً همان موردی است که Shyne برای آن ساخته شده است: همان کیت برند، یک بوم مشترک و یک دستیار هوشمند که تغییرات را جلوی چشم همه اعمال می‌کند. با این حال، Shyne خروجی Word ندارد، بنابراین برای پروپوزالی که در نهایت باید به صورت DOCX ارائه شود، NextDocs ابزار مناسب شماست.
تیم NextDocs
