Napisz ofertę dla klienta z AI w piętnaście minut, a potem wyślij jako Word

Oferty to dokumenty, których ludzie najczęściej potrzebują „na wczoraj” i w których najczęściej popełniają błędy. Ich struktura jest standardowa, treść dostosowana do konkretnego klienta, a sam klient oczekuje pliku, w którym może zostawić komentarze. Oto praktyczny przykład, jak przygotować całość w NextDocs, wraz z gotowymi promptami, które możesz skopiować.

W tym przykładzie agencja marketingowa proponuje przeprojektowanie strony internetowej. Podmień te dane na własne.

Minuta 0 do 2: skonfiguruj markę raz a dobrze

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, otwórz Brand kit i ustaw swoje logo, kolory, czcionki oraz jedno zdanie na temat tonu komunikacji. Jeśli prześlesz własną czcionkę marki, zostanie ona osadzona w pliku PDF i przeniesiona do pliku Word pod swoją nazwą. Za pierwszym razem zajmuje to dwie minuty, a za każdym kolejnym – zero. Więcej na ten temat znajdziesz we wpisie o brand kicie.

Jeśli korzystasz z funkcji AI Memory, poinstruuj sztuczną inteligencję raz: „Piszę oferty dla agencji marketingowej. Styl formalny, ale ciepły. Zawsze dołączaj tabelę z cennikiem i harmonogram”. Każda kolejna oferta będzie tworzona na tej podstawie.

Minuta 2 do 4: brief

Rozpocznij nowy dokument, korzystając z generatora ofert AI lub szablonu oferty, i wklej brief. Nie musi być uporządkowany:

Klient: Harbour & Finch, regionalne biuro rachunkowe, 40 pracowników, trzy biura. Chcą przeprojektowania strony internetowej: obecna witryna pochodzi z 2019 roku, nie jest dostosowana do urządzeń mobilnych, brak rezerwacji online. Cele: wyglądać wiarygodnie dla klientów biznesowych, pozyskiwać więcej rezerwacji na konsultacje, łatwa aktualizacja przez ich własny zespół. Sygnał budżetowy z rozmowy: około 40 tys. USD. Harmonogram: uruchomienie przed marcowym okresem wzmożonej aktywności związanej z końcem roku finansowego. Proponujemy etap analizy (discovery), projektowanie, wdrożenie na Webflow, migrację treści oraz trzy miesiące wsparcia. Decydentem jest partner zarządzający; zależy jej na tym, aby projekt nie wyglądał tanio i by nie uzależniać się od jednego dostawcy.

Następnie wpisz instrukcję:

Napisz ofertę dla klienta na podstawie tego briefu. Sekcje: streszczenie menedżerskie (executive summary), zrozumienie ich celów, proponowane podejście podzielone na etapy, harmonogram w formie tabeli z podziałem na tygodnie, inwestycja w formie tabeli z trzema opcjami (podstawowa, rekomendowana, rozszerzona), dlaczego my, kolejne kroki. Styl formalny, ale ciepły. Od dwunastu do piętnastu stron. Użyj brand kitu. Nie wymyślaj cytatów klientów ani statystyk.

To ostatnie zdanie ma kluczowe znaczenie. Poproś AI, aby niczego nie zmyślała, a tego nie zrobi.

Minuta 4 do 9: wygeneruj wersje i wybierz najlepszą

Wybierz tryb Quality (Jakość) i wygeneruj trzy wersje. To krok, który oszczędza najwięcej czasu: zamiast mozolnie poprawiać jeden szkic, czytasz trzy kompletne oferty i wybierasz strukturę, którą sam byś napisał. Jedna wersja zacznie się od celów klienta, druga od Twojego podejścia, a trzecia od kwestii finansowych. Sam najlepiej wiesz, co partner zarządzający chce zobaczyć w pierwszej kolejności.

Wybierz ją. Usuń pozostałe dwie.

Minuta 9 do 13: trzy poprawki

Każda oferta stworzona przez AI wymaga trzech takich samych ludzkich szlifów:

Streszczenie menedżerskie. Przepisz pierwszy akapit własnymi słowami. To jedyna część, którą decydent przeczyta na pewno.
Liczby. Sprawdź tabelę inwestycji pod kątem swoich rzeczywistych stawek. Poproś AI o korektę: „Zmień cenę opcji rekomendowanej na 38 500 USD i przenieś do niej migrację treści”.
Harmonogram. Sprawdź go z kalendarzem swojego zespołu. „Przesuń fazę wdrożenia o dwa tygodnie później; analiza (discovery) wymaga trzech tygodni, a no dwóch”.

Każda poprawka to jedno zdanie na czacie, a dokument aktualizuje się automatycznie w tym samym miejscu.

Minuta 13 do 15: eksport i wysyłka

Wyeksportuj do formatu Word (DOCX) dla klienta, ponieważ oferta to dokument, który będą komentować i przesyłać dalej wewnątrz firmy, a Word to program, w którym ich zespół go otworzy. Eksport do Worda zachowuje nagłówki, tabele, obrazy, linki oraz nazwy Twoich czcionek.

Wyeksportuj również do PDF – tę wersję załączysz do wiadomości e-mail, aby pierwsze wrażenie było idealne, z dokładnością do jednego piksela.

Zachowaj plik źródłowy w NextDocs. Kiedy klient poprosi o zmianę zakresu prac (a na pewno to zrobi), po prostu zmienisz brief i wygenerujesz na nowo tylko tę sekcję, zamiast zaczynać od początku.

Co to rozwiązanie zastępuje

Dawniej ten proces zajmował całe popołudnie: otwórz poprzednią ofertę, znajdź i zamień nazwę klienta (i pomiń jedno miejsce), napisz na nowo podejście, przebuduj tabelę cennika, walcz z formatowaniem, wyeksportuj, po czym zauważ, że czcionki się rozjechały. Piętnaście minut to nie przesada – w tym procesie najdłużej schodzi samo czytanie.

Jeśli oferta to praca zespołowa

Niektóre oferty są pisane przez trzy osoby jednocześnie lub przekształcają się w prezentację (pitch deck) i wideo dla klienta. To właśnie z myślą o takich sytuacjach powstało narzędzie Shyne: ten sam brand kit, wspólny obszar roboczy i asystent AI, który wprowadza zmiany widoczne dla wszystkich. Shyne nie oferuje jednak eksportu do Worda, więc jeśli oferta musi ostatecznie trafić do pliku DOCX, NextDocs jest najlepszym narzędziem.

Rozpocznij tworzenie oferty w NextDocs

Zespół NextDocs