Escriba una propuesta para un cliente con IA en quince minutos, luego envíela como Word

Las propuestas son el documento que la gente suele necesitar con más rapidez y el que más a menudo se redacta de forma incorrecta. La estructura es estándar, el contenido es específico para cada cliente y este desea un archivo en el que pueda hacer comentarios. Este es un ejemplo práctico de cómo hacer todo el proceso en NextDocs, con las instrucciones (prompts) detalladas para que pueda copiarlas.

El ejemplo es el de una agencia de marketing que propone el rediseño de un sitio web. Sustitúyalo por sus propios detalles.

Minutos 0 a 2: configure la marca una sola vez

Si aún no lo ha hecho, abra el Brand kit (Kit de marca) y configure su logotipo, colores, fuentes y una línea sobre el tono. Si ha subido una fuente de marca, esta se incrustará en el PDF y se transferirá al archivo de Word por su nombre. Esto lleva dos minutos la primera vez y cero minutos las siguientes; la publicación sobre el kit de marca lo explica detalladamente.

Si utiliza AI Memory, indíquele una sola vez: "Escribo propuestas para una agencia de marketing. Formales pero cálidas. Incluye siempre una tabla de precios y un cronograma". A partir de ahí, todas las propuestas comenzarán con esa base.

Minutos 2 a 4: el informe (brief)

Inicie un nuevo documento desde el generador de propuestas con IA o desde una plantilla de propuesta, y pegue un informe. No es necesario que esté ordenado:

Cliente: Harbour & Finch, una firma de contabilidad regional, 40 empleados, tres oficinas. Quieren un rediseño de su sitio web: el sitio actual es de 2019, no es compatible con dispositivos móviles y no tiene reservas en línea. Objetivos: proyectar credibilidad ante clientes comerciales, obtener más reservas de consultas y que sea fácil de actualizar para su propio equipo. Indicación de presupuesto de la llamada: alrededor de $40,000. Cronograma: lanzamiento antes de su campaña de fin de año fiscal en marzo. Proponemos descubrimiento, diseño, desarrollo en Webflow, migración de contenido y tres meses de soporte. Quien toma las decisiones es la socia directora; le importa no parecer barata y no quedar atrapada en un sistema cerrado.

Luego, la instrucción:

Escribe una propuesta para el cliente a partir de este informe. Secciones: resumen ejecutivo, comprensión de sus objetivos, enfoque propuesto en fases, cronograma en forma de tabla con semanas, inversión en forma de tabla con tres opciones (esencial, recomendada, extendida), por qué nosotros, próximos pasos. Formal pero cálida. De doce a quince páginas. Usa el kit de marca. No inventes citas de clientes ni estadísticas.

Esa última frase es importante. Pídale a la IA que no invente y no lo hará.

Minutos 4 a 9: genere versiones y elija

Elija el modo Quality (Calidad) y genere tres versiones. Este es el paso que más tiempo ahorra: en lugar de editar un borrador para darle forma, lee tres propuestas completas y elige la estructura que usted mismo habría escrito. Una comenzará con los objetivos del cliente, otra con su enfoque y otra con la inversión. Usted ya sabe cuál querrá ver primero la socia directora.

Elíjala. Elimine las otras dos.

Minutos 9 a 13: tres ediciones

Toda propuesta generada por IA necesita los mismos tres toques humanos:

El resumen ejecutivo. Reescriba el primer párrafo con sus propias palabras. Es la única parte que la persona que toma las decisiones leerá con total seguridad.
Los números. Verifique la tabla de inversión con sus precios reales. Pídale a la IA que la ajuste: "Haz que la opción recomendada sea de $38,500 y mueve la migración de contenido a ella".
El cronograma. Compárelo con el calendario de su equipo. "Desplaza la fase de desarrollo dos semanas más tarde; el descubrimiento necesita tres semanas, no dos".

Cada edición es una frase en el chat, y el documento se actualiza en el acto.

Minutos 13 a 15: exportar y enviar

Exporte a Word (DOCX) para el cliente, ya que una propuesta es algo que anotarán y reenviarán internamente, y Word es el programa en el que su equipo la abrirá. La exportación a Word conserva encabezados, tablas, imágenes, enlaces y sus fuentes por su nombre.

Exporte a PDF también, para la versión que adjunte al correo electrónico, de modo que la primera impresión sea perfecta a nivel de píxeles.

Conserve el documento de origen en NextDocs. Cuando el cliente solicite un alcance revisado (y lo hará), simplemente cambie el informe y vuelva a generar la sección afectada en lugar de empezar de cero.

Qué reemplaza este proceso

La versión antigua de este proceso tomaba toda una tarde: abrir la última propuesta, buscar y reemplazar el nombre del cliente, olvidarse de alguno, reescribir el enfoque, reconstruir la tabla de precios, pelear con el formato, exportar y darse cuenta de que las fuentes son incorrectas. Quince minutos no es una exageración; la lectura es la parte más lenta.

Si la propuesta es un esfuerzo de equipo

Algunas propuestas son redactadas por tres personas a la vez, o se convierten en una presentación de ventas y un video de seguimiento para el cliente. Ese es el caso para el que se diseñó Shyne: el mismo kit de marca, un lienzo compartido y un agente que edita a la vista de todos. Sin embargo, Shyne no exporta a Word, por lo que para una propuesta que deba terminar como un archivo DOCX, NextDocs es la herramienta ideal.

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El equipo de NextDocs