Rédiger une proposition commerciale avec l'IA en quinze minutes, puis l'envoyer au format Word

Les propositions commerciales sont les documents dont on a le plus souvent besoin rapidement et que l'on rate le plus souvent. La structure est standard, le contenu est spécifique à un client, et ce dernier souhaite un fichier sur lequel il peut ajouter des commentaires. Voici un exemple pratique complet réalisé de bout en bout dans NextDocs, avec les prompts détaillés pour que vous puissiez les copier.

L'exemple choisi est celui d'une agence de marketing proposant la refonte d'un site web. Remplacez ces informations par les vôtres.

Minutes 0 à 2 : configurez votre marque une fois pour toutes

Si ce n'est pas déjà fait, ouvrez le Brand kit (kit de marque) et configurez votre logo, vos couleurs, vos polices et une phrase décrivant votre ton. Si vous avez importé une police de marque, elle sera intégrée au PDF et conservée par son nom dans le fichier Word. Cela prend deux minutes la première fois, puis zéro minute les fois suivantes ; l'article sur le kit de marque détaille ce sujet.

Si vous utilisez la mémoire de l'IA (AI Memory), dites-lui une fois pour toutes : « Je rédige des propositions pour une agence de marketing. Le ton est formel mais chaleureux. Inclue toujours un tableau de tarification et un calendrier. » Toutes les propositions suivantes partiront de cette base.

Minutes 2 à 4 : le brief

Créez un nouveau document à partir du générateur de propositions IA ou d'un modèle de proposition, puis collez un brief. Il n'a pas besoin d'être parfaitement mis en forme :

Client : Harbour & Finch, un cabinet d'expertise comptable régional, 40 collaborateurs, trois bureaux. Ils souhaitent une refonte de leur site web : le site actuel date de 2019, n'est pas adapté aux mobiles, pas de réservation en ligne. Objectifs : paraître crédible auprès des clients professionnels, obtenir plus de réservations de consultations, être facile à mettre à jour pour leur propre équipe. Indication budgétaire issue de l'appel : environ 40 000 $. Calendrier : lancement avant leur campagne de fin d'exercice en mars. Nous proposons une phase de cadrage (discovery), de design, de développement sur Webflow, de migration de contenu et trois mois de support. Le décideur est l'associée gérante ; elle veille à ne pas faire « bas de gamme » et à ne pas être pieds et mains liés.

Puis l'instruction (le prompt) :

Rédige une proposition commerciale à partir de ce brief. Sections : résumé analytique (executive summary), compréhension de leurs objectifs, approche proposée par phases, calendrier sous forme de tableau avec les semaines, investissement sous forme de tableau avec trois options (essentiel, recommandé, étendu), pourquoi nous choisir, prochaines étapes. Ton formel mais chaleureux. Douze à quinze pages. Utilise le kit de marque (brand kit). N'invente pas de citations de clients ni de statistiques.

Cette dernière phrase est importante. Demandez à l'IA de ne pas inventer, et elle ne le fera pas.

Minutes 4 à 9 : générez des versions et choisissez

Choisissez le mode Qualité (Quality) et générez trois versions. C'est l'étape qui fait gagner le plus de temps : au lieu de retravailler un seul brouillon pour lui donner forme, vous lisez trois propositions complètes et choisissez la structure que vous auriez vous-même rédigée. L'une mettra en avant les objectifs du client, l'autre votre approche, et la dernière l'investissement. Vous savez déjà laquelle l'associée gérante voudra voir en premier.

Sélectionnez-la. Supprimez les deux autres.

Minutes 9 à 13 : trois modifications

Chaque proposition générée par IA nécessite les trois mêmes touches humaines :

1. Le résumé analytique. Réécrivez le premier paragraphe avec vos propres mots. C'est la seule partie que le décideur est certain de lire.
2. Les chiffres. Vérifiez le tableau d'investissement par rapport à vos tarifs réels. Demandez à l'IA d'ajuster : « Passe l'option recommandée à 38 500 $ et intègre la migration de contenu dedans. »
3. Le calendrier. Vérifiez-le par rapport au planning de votre équipe. « Décale la phase de développement de deux semaines ; la phase de cadrage nécessite trois semaines, pas deux. »

Chaque modification se fait par une simple phrase dans le chat, et le document se met à jour directement.

Minutes 13 à 15 : exportez et envoyez

Exportez vers Word (DOCX) pour le client, car une proposition est un document qu'il va annoter et transférer en interne, et Word est le format que son équipe ouvrira. L'export Word conserve les titres, les tableaux, les images, les liens et vos polices par leur nom.

Exportez également en PDF pour la version que vous joindrez à l'e-mail, afin que la première impression visuelle soit parfaite au pixel près.

Conservez la source dans NextDocs. Lorsque le client demandera une révision du périmètre (et il le fera), vous n'aurez qu'à modifier le brief et régénérer la section concernée plutôt que de tout recommencer.

Ce que cela remplace

L'ancienne version de ce processus prenait une après-midi entière : ouvrir la dernière proposition, chercher et remplacer le nom du client (en en oubliant un au passage), réécrire l'approche, reconstruire le tableau des tarifs, se battre avec la mise en page, exporter, s'apercevoir que les polices ne sont pas les bonnes. Quinze minutes n'est pas une exagération ; c'est la lecture qui prend le plus de temps.

Si la proposition est un travail d'équipe

Certaines propositions sont rédigées par trois personnes en même temps, ou se transforment en présentation (pitch deck) et en vidéo de suivi pour le client. C'est précisément pour ce cas de figure que Shyne a été conçu : le même kit de marque, un canevas partagé et un agent qui effectue les modifications sous les yeux de tous. Cependant, Shyne ne propose pas d'export vers Word. Ainsi, pour une proposition qui doit impérativement finir au format DOCX, NextDocs reste l'outil idéal.

Commencer une proposition dans NextDocs

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L'équipe NextDocs