Scrivere una proposta per un cliente con l'IA in quindici minuti, poi inviarla in formato Word

Le proposte sono i documenti di cui le persone hanno più spesso bisogno rapidamente e che più spesso sbagliano. La struttura è standard, il contenuto è specifico per un singolo cliente e il cliente desidera un file su cui poter inserire commenti. Questo è un esempio pratico di come fare tutto questo in NextDocs, con i prompt scritti per intero in modo da poterli copiare.

L'esempio riguarda un'agenzia di marketing che propone il restyling di un sito web. Sostituisci i dettagli con i tuoi.

Da 0 a 2 minuti: imposta il brand una volta sola

Se non l'hai ancora fatto, apri il Brand kit e imposta il tuo logo, i colori, i font e una riga sul tono di voce. Se hai caricato un font del brand, questo verrà incorporato nel PDF e trasferito nel file Word con il suo nome. Questa operazione richiede due minuti la prima volta e zero minuti tutte le volte successive; il post sul brand kit ne parla in dettaglio.

Se usi AI Memory, digli una volta sola: "Scrivo proposte per un'agenzia di marketing. Formale ma caloroso. Includi sempre una tabella dei prezzi e una timeline." Ogni proposta successiva partirà da questa base.

Da 2 a 4 minuti: il brief

Inizia un nuovo documento dal generatore di proposte IA o da un modello di proposta, e incolla un brief. Non deve essere ordinato:

Cliente: Harbour & Finch, uno studio contabile regionale, 40 dipendenti, tre uffici. Desiderano il restyling del sito web: il sito attuale è del 2019, non è ottimizzato per i dispositivi mobili, non ha prenotazioni online. Obiettivi: apparire credibili ai clienti aziendali, ottenere più prenotazioni di consulenze, essere facile da aggiornare per il loro team. Budget indicativo emerso dalla chiamata: circa 40.000 $. Timeline: lancio prima della campagna per la fine dell'anno finanziario a marzo. Proponiamo discovery, design, sviluppo su Webflow, migrazione dei contenuti e tre mesi di supporto. Chi prende le decisioni è la socia amministratrice; le interessa non sembrare economica e non essere vincolata.

Poi l'istruzione:

Scrivi una proposta per il cliente a partire da questo brief. Sezioni: sintesi (executive summary), comprensione dei loro obiettivi, approccio proposto suddiviso in fasi, timeline sotto forma di tabella con le settimane, investimento sotto forma di tabella con tre opzioni (essenziale, consigliata, estesa), perché scegliere noi, prossimi passi. Formale ma caloroso. Da dodici a quindici pagine. Usa il brand kit. Non inventare citazioni di clienti o statistiche.

Quest'ultima frase è importante. Chiedi all'IA di non inventare e non lo farà.

Da 4 a 9 minuti: genera le versioni e scegli

Scegli la modalità Quality e genera tre versioni. Questo è il passaggio che fa risparmiare più tempo: invece di modificare una bozza per darle forma, leggi tre proposte complete e scegli la struttura che avresti scritto tu. Una inizierà con gli obiettivi del cliente, una con il tuo approccio, una con l'investimento. Sai già quale la socia amministratrice vorrà vedere per prima.

Sceglila. Elimina le altre due.

Da 9 a 13 minuti: tre modifiche

Ogni proposta generata dall'IA ha bisogno dei soliti tre tocchi umani:

1. La sintesi (executive summary). Riscrivi il primo paragrafo con parole tue. È l'unica parte che chi prende le decisioni leggerà sicuramente.
2. I numeri. Verifica la tabella degli investimenti rispetto ai tuoi prezzi reali. Chiedi all'IA di modificarla: "Imposta l'opzione consigliata a 38.500 $ e sposta la migrazione dei contenuti al suo interno."
3. La timeline. Verificala rispetto al calendario del tuo team. "Sposta la fase di sviluppo due settimane più avanti; la discovery richiede tre settimane, non due."

Ogni modifica è una frase nella chat e il documento si aggiorna direttamente sul posto.

Da 13 a 15 minuti: esporta e invia

Esporta in Word (DOCX) per il cliente, perché una proposta è un documento che annoteranno e inoltreranno internamente, e Word è il formato con cui il loro team la aprirà. L'esportazione in Word mantiene intestazioni, tabelle, immagini, link e i tuoi font con il loro nome.

Esporta anche in PDF, per la versione da allegare all'e-mail, in modo che la prima impressione sia perfetta al pixel.

Conserva il documento sorgente in NextDocs. Quando il cliente chiederà una revisione dell'ambito del progetto (e lo farà), ti basterà modificare il brief e rigenerare la sezione interessata anziché ricominciare da capo.

Cosa sostituisce questo processo

La vecchia versione di questo processo richiedeva un intero pomeriggio: apri l'ultima proposta, trova e sostituisci il nome del cliente, dimenticane uno, riscrivi l'approccio, ricostruisci la tabella dei prezzi, combatti con la formattazione, esporta, accorgiti che i font sono sbagliati. Quindici minuti non sono un'esagerazione; la lettura è la parte più lenta.

Se la proposta è un lavoro di squadra

Alcune proposte vengono scritte da tre persone contemporaneamente, oppure si trasformano in una presentazione e in un video di follow-up per il cliente. Questo è il caso d'uso per cui è stato creato Shyne: lo stesso brand kit, un'area di lavoro condivisa e un assistente che apporta modifiche visibili a tutti. Shyne, tuttavia, non esporta in Word, quindi per una proposta che deve necessariamente diventare un file DOCX, NextDocs is the tool.

Inizia una proposta in NextDocs

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