ส่งออกไปยัง Word: รองรับไฟล์ DOCX แล้ว
เป็นเวลานานแล้วที่ข้อร้องเรียนที่พบบ่อยที่สุดเกี่ยวกับเอกสาร NextDocs คือขั้นตอนสุดท้าย คุณสามารถสร้างข้อเสนอหรือรายงานได้ในเวลาไม่กี่นาที แต่ถ้าผู้รับปลายทางต้องการไฟล์ Word เพื่อนำไปแก้ไขหรือตรวจทาน คุณก็ต้องสร้างมันขึ้นมาใหม่ด้วยตัวเอง ตั้งแต่วันที่ 25 กรกฎาคมเป็นต้นไป ปัญหานี้จะหมดไป เพราะ NextDocs สามารถส่งออกเอกสารเป็นไฟล์ DOCX ได้แล้ว
เราเปิดตัวฟีเจอร์นี้ไปอย่างเงียบๆ ซึ่งนั่นเป็นข้อผิดพลาด เพราะนี่คือฟีเจอร์ที่ตอบโจทย์คำขอที่มีเข้ามามากที่สุดในกล่องข้อความช่วยเหลือและในรีวิวของเรา ดังนั้น นี่คือการประกาศอย่างเป็นทางการ
วิธีการส่งออก
เปิดเอกสาร เลือก Export (ส่งออก) และเลือก Word (DOCX) ไฟล์จะถูกดาวน์โหลดโดยใช้ชื่อเอกสารเป็นชื่อไฟล์ ขั้นตอนทั้งหมดมีเพียงเท่านี้
เอกสารทุกประเภทที่สร้างจาก NextDocs สามารถส่งออกด้วยวิธีนี้ได้ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นข้อเสนอ, รายงาน, สัญญา, นโยบาย, เรซูเม, จดหมายนำส่ง (cover letters), เอกสารหน้าเดียว (one-pagers) และเอกสารแบบยาวที่ไม่มีการแบ่งหน้า (long-form pageless documents)
มีอะไรที่ถูกแปลงไปบ้าง
การส่งออกนี้สร้างขึ้นจากโครงสร้างของเอกสาร ไม่ใช่การจับภาพหน้าจอ ดังนั้นผลลัพธ์ที่ได้จึงเป็นเอกสาร Word จริงๆ:
- หัวข้อ (Headings) จะถูกจับคู่กับสไตล์หัวข้อของ Word ทำให้แถบนำทาง (navigation pane) และสารบัญสามารถใช้งานได้จริง
- รายการ (Lists) ทั้งแบบใส่ตัวเลขและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย จะยังคงสถานะเป็นรายการเช่นเดิม
- ตาราง (Tables) ยังคงเป็นตาราง โดยสามารถแก้ไขข้อมูลในช่องต่างๆ ได้
- รูปภาพ (Images) จะถูกฝังด้วยความละเอียดสูงสุด
- ลิงก์ (Links) ยังคงสามารถคลิกได้
- แบบอักษรและสี (Fonts and colours) จากธีมหรือชุดแบรนด์ (brand kit) ของคุณจะถูกส่งผ่านไปด้วยชื่อของมัน หากเครื่องของผู้อ่านไม่ได้ติดตั้งฟอนต์นั้นไว้ Word จะใช้ฟอนต์อื่นแทน ซึ่งเป็นพฤติกรรมปกติของ Word กับเอกสารทั่วไป
หากเอกสารนั้นถูกสร้างขึ้นในภาษาใดภาษาหนึ่งจาก 18 ภาษาที่ NextDocs รองรับ การส่งออกก็จะได้รับการปรับให้เข้ากับภาษานั้นๆ ในลักษณะเดียวกัน โดยภาษาที่เขียนจากขวาไปซ้ายจะถูกส่งออกเป็นเอกสารแบบขวาไปซ้าย
สิ่งที่ต้องตรวจสอบหลังการส่งออก
เนื่องจาก Word เป็นรูปแบบหน้ากระดาษที่ไหลลื่นต่อเนื่อง (flowing-page format) แต่ผืนผ้าใบ (canvas) ของ NextDocs ไม่ใช่ ดังนั้นจึงมีบางจุดที่ควรตรวจสอบก่อนที่คุณจะส่งไฟล์:
- เลย์เอาต์แบบหลายคอลัมน์ (Multi-column layouts) จะกลายเป็นส่วนแบบคอลัมน์เดียวใน Word เนื้อหาทั้งหมดจะยังอยู่ครบถ้วน เพียงแต่การจัดวางจะเรียบง่ายขึ้น
- สมการและบล็อกโค้ด (Equations and code blocks) จะถูกส่งออกไปด้วย แต่ Word จะแสดงผลด้วยสไตล์ของตัวเอง ควรตรวจสอบว่าสมการที่ยาวเกินไปไม่ได้ถูกตัดบรรทัดในจุดที่ไม่เหมาะสม
- การขึ้นหน้าใหม่ (Page breaks) จะเป็นไปตามการจัดหน้าของ Word ไม่ใช่ตามผืนผ้าใบของ NextDocs ดังนั้นจำนวนหน้าอาจแตกต่างกันได้
สำหรับเอกสารที่ต้องมีหน้าตาตรงตามที่ออกแบบไว้ทุกประการ PDF ยังคงเป็นตัวเลือกการส่งออกที่เหมาะสมที่สุด แต่สำหรับเอกสารที่ต้องการให้ผู้อื่นนำไปแก้ไขต่อ ตอนนี้ DOCX คือคำตอบ
บทบาทของ DOCX
ปัจจุบัน NextDocs สามารถส่งออกเป็น PDF, Word, PowerPoint, Google Slides, Google Docs, PNG และ HTML ได้จากไฟล์ต้นฉบับไฟล์เดียว หลักเกณฑ์ง่ายๆ ในการเลือกใช้งานมีดังนี้:
| สิ่งที่คุณต้องการ | รูปแบบการส่งออก |
|---|---|
| ไฟล์ที่ล็อกไว้และแสดงผลตรงตามต้นฉบับทุกพิกเซล | |
| ไฟล์ที่ลูกค้าจะนำไปแก้ไขหรือตรวจทาน (redline) | Word (DOCX) |
| สไลด์นำเสนอที่ต้องการเปิดด้วย PowerPoint | PPTX |
| สไลด์หรือเอกสารที่ใช้งานบน Google Workspace | Google Slides หรือ Google Docs |
| รูปภาพสำหรับหน้าเว็บหรือโพสต์บนโซเชียลมีเดีย | PNG |
การส่งออกไปยัง Google Docs ก็ได้รับการปรับปรุงให้คมชัดยิ่งขึ้นในเวอร์ชัน v1.11.0 โดยสีและไฮไลต์ต่างๆ จะยังคงอยู่ครบถ้วน ทำให้การส่งออกเอกสารที่แก้ไขได้ทั้งสองรูปแบบนี้มีมาตรฐานที่เท่าเทียมกัน
หมายเหตุสำหรับผลิตภัณฑ์ในเครือของเรา
Shyne สามารถส่งออกเป็น PDF, PowerPoint, Google Slides, PNG, MP4 และ HTML ได้ แต่ไม่สามารถส่งออกเป็น Word ได้ หากคุณจำเป็นต้องใช้ไฟล์ Word ในขั้นตอนสุดท้าย NextDocs คือเครื่องมือที่ตอบโจทย์สำหรับงานนั้น นี่คือหนึ่งในเหตุผลที่เรายังคงพัฒนา สองผลิตภัณฑ์ ควบคู่กันไปแทนที่จะรวมเป็นหนึ่งเดียว
ทดลองใช้งานกับเอกสารข้อเสนอ
วิธีที่เร็วที่สุดในการสัมผัสถึงความแตกต่างคือการลองสร้างข้อเสนอสำหรับลูกค้า: สร้างเอกสารด้วย เครื่องมือสร้างข้อเสนอด้วย AI ใช้ชุดแบรนด์ของคุณ แล้วส่งออกไปยัง Word ลูกค้าจะได้รับไฟล์ที่สามารถแสดงความคิดเห็นได้ ในขณะที่คุณยังคงเก็บไฟล์ต้นฉบับไว้ใน NextDocs เพื่อใช้สำหรับเวอร์ชันถัดไป
เปิดใช้งาน NextDocs และลองส่งออกเอกสารที่คุณเคยสร้างไว้แล้วได้เลย
ทีมงาน NextDocs
