เขียนข้อเสนอโครงการให้ลูกค้าด้วย AI ใน 15 นาที แล้วส่งเป็นไฟล์ Word

ข้อเสนอโครงการ (Proposal) คือเอกสารที่ผู้คนมักต้องการอย่างเร่งด่วนที่สุดและมักจะทำผิดพลาดบ่อยที่สุด โครงสร้างของมันเป็นมาตรฐาน แต่เนื้อหาจะเฉพาะเจาะจงสำหรับลูกค้าแต่ละราย และลูกค้าก็ต้องการไฟล์ที่พวกเขาสามารถแสดงความคิดเห็นได้ นี่คือตัวอย่างการทำงานจริงในการทำทั้งหมดนี้ใน NextDocs พร้อมเขียนพรอมต์ออกมาเพื่อให้คุณสามารถคัดลอกไปใช้ได้เลย

ตัวอย่างนี้เป็นของเอเจนซี่การตลาดที่เสนอการปรับปรุงเว็บไซต์ใหม่ คุณสามารถเปลี่ยนรายละเอียดให้เป็นของคุณเองได้

นาทีที่ 0 ถึง 2: ตั้งค่าแบรนด์เพียงครั้งเดียว

หากคุณยังไม่ได้ทำ ให้เปิด Brand kit แล้วตั้งค่าโลโก้ สี ฟอนต์ และข้อความสั้นๆ เกี่ยวกับโทนเสียงของคุณ หากคุณได้อัปโหลดฟอนต์ของแบรนด์ไว้ ฟอนต์นั้นจะถูกฝังอยู่ในไฟล์ PDF และจะถูกนำเข้าไปยังไฟล์ Word ตามชื่อฟอนต์ ขั้นตอนนี้ใช้เวลาสองนาทีในครั้งแรก และหลังจากนั้นจะใช้เวลาศูนย์นาที โดยคุณสามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ใน โพสต์เกี่ยวกับ brand kit

หากคุณใช้ AI Memory ให้บอกมันครั้งเดียวว่า: "ฉันเขียนข้อเสนอโครงการสำหรับเอเจนซี่การตลาด โทนเสียงเป็นทางการแต่อบอุ่น ใส่ตารางราคาและไทม์ไลน์เสมอ" ข้อเสนอโครงการทุกชิ้นหลังจากนี้จะเริ่มต้นจากจุดนั้น

นาทีที่ 2 ถึง 4: บรีฟ

เริ่มต้นเอกสารใหม่จาก เครื่องมือสร้างข้อเสนอโครงการด้วย AI หรือจากเทมเพลตข้อเสนอโครงการ แล้ววางบรีฟลงไป ไม่จำเป็นต้องจัดระเบียบให้เรียบร้อยก็ได้:

ลูกค้า: Harbour & Finch บริษัทบัญชีระดับภูมิภาค มีพนักงาน 40 คน มีสำนักงานสามแห่ง พวกเขาต้องการปรับปรุงเว็บไซต์ใหม่: เว็บไซต์ปัจจุบันเป็นเวอร์ชันปี 2019 ไม่รองรับการใช้งานบนมือถือ ไม่มีระบบจองออนไลน์ เป้าหมาย: ดูน่าเชื่อถือสำหรับลูกค้าธุรกิจ ได้รับการจองคิวปรึกษามากขึ้น และทีมงานของตนเองสามารถอัปเดตข้อมูลได้ง่าย สัญญาณเรื่องงบประมาณจากการโทรคุย: ประมาณ $40k ไทม์ไลน์: เปิดตัวก่อนการผลักดันช่วงปีงบประมาณในเดือนมีนาคม เรากำลังเสนอขั้นตอนการค้นหาข้อมูล (discovery) การออกแบบ การสร้างบน Webflow การย้ายเนื้อหา และการสนับสนุนเป็นเวลาสามเดือน ผู้มีอำนาจตัดสินใจคือหุ้นส่วนผู้จัดการ (managing partner) เธอใส่ใจเรื่องการไม่ทำให้ดูราคาถูกและไม่อยากถูกผูกมัดกับระบบใดระบบหนึ่ง

จากนั้นใส่คำสั่ง:

เขียนข้อเสนอโครงการสำหรับลูกค้าจากบรีฟนี้ หัวข้อ: บทสรุปผู้บริหาร, ความเข้าใจในเป้าหมายของพวกเขา, แนวทางที่นำเสนอแบ่งเป็นระยะ, ไทม์ไลน์ในรูปแบบตารางแสดงเป็นสัปดาห์, การลงทุนในรูปแบบตารางที่มีสามตัวเลือก (จำเป็น, แนะนำ, เพิ่มเติม), ทำไมต้องเลือกเรา, ขั้นตอนต่อไป โทนเสียงเป็นทางการแต่อบอุ่น ความยาว 12 ถึง 15 หน้า ใช้ brand kit ห้ามแต่งคำพูดของลูกค้าหรือสถิติขึ้นมาเอง

ประโยคสุดท้ายนั้นสำคัญมาก หากคุณขอให้ AI ไม่แต่งเรื่องขึ้นมาเอง มันก็จะไม่ทำ

นาทีที่ 4 ถึง 9: สร้างเวอร์ชันต่างๆ แล้วเลือก

เลือกโหมด Quality แล้วสร้างขึ้นมา สามเวอร์ชัน ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่ช่วยประหยัดเวลาได้มากที่สุด แทนที่จะต้องมานั่งแก้ไขร่างแรกให้เข้าที่ คุณจะได้อ่านข้อเสนอโครงการที่สมบูรณ์สามแบบ แล้วเลือกโครงสร้างที่คุณต้องการจะเขียนจริงๆ แบบหนึ่งอาจจะเน้นที่เป้าหมายของลูกค้าเป็นหลัก อีกแบบเน้นที่แนวทางของคุณ และอีกแบบเน้นที่การลงทุน คุณย่อมรู้ดีว่าหุ้นส่วนผู้จัดการอยากเห็นแบบไหนก่อน

เลือกแบบนั้น แล้วลบอีกสองแบบที่เหลือทิ้งไป

นาทีที่ 9 ถึง 13: แก้ไขสามจุด

ข้อเสนอโครงการจาก AI ทุกชิ้นต้องการการปรับแต่งจากมนุษย์ในสามจุดเดียวกันนี้:

1. บทสรุปผู้บริหาร เขียนย่อหน้าแรกใหม่ด้วยคำพูดของคุณเอง นี่เป็นส่วนเดียวที่ผู้มีอำนาจตัดสินใจจะอ่านอย่างแน่นอน
2. ตัวเลข ตรวจสอบตารางการลงทุนเทียบกับราคาจริงของคุณ สั่งให้ AI ปรับเปลี่ยน: "ปรับตัวเลือกที่แนะนำเป็น $38,500 และย้ายการย้ายเนื้อหาเข้าไปอยู่ในตัวเลือกนี้ด้วย"
3. ไทม์ไลน์ ตรวจสอบเทียบกับปฏิทินของทีมคุณ "เลื่อนระยะการสร้าง (build phase) ออกไปสองสัปดาห์ ขั้นตอนการค้นหาข้อมูล (discovery) ต้องใช้เวลาสามสัปดาห์ ไม่ใช่สองสัปดาห์"

การแก้ไขแต่ละครั้งเป็นเพียงประโยคเดียวในแชท และเอกสารจะอัปเดตในตำแหน่งนั้นทันที

นาทีที่ 13 ถึง 15: ส่งออกและส่งงาน

ส่งออกเป็นไฟล์ Word (DOCX) สำหรับลูกค้า เพราะข้อเสนอโครงการเป็นสิ่งที่พวกเขาจะนำไปเขียนโน้ตเพิ่มเติมและส่งต่อกันภายใน และ Word คือไฟล์ที่ทีมของพวกเขาจะเปิดใช้งาน การส่งออกเป็น Word จะนำหัวข้อ ตาราง รูปภาพ ลิงก์ และฟอนต์ของคุณตามชื่อฟอนต์ไปด้วยทั้งหมด

ส่งออกเป็นไฟล์ PDF ควบคู่กันไปด้วย สำหรับเวอร์ชันที่คุณแนบไปกับอีเมล เพื่อให้ความประทับใจแรกเห็นนั้นมีความแม่นยำในระดับพิกเซล

เก็บไฟล์ต้นฉบับไว้ใน NextDocs เมื่อลูกค้าขอปรับเปลี่ยนขอบเขตงาน (ซึ่งพวกเขาจะขอแน่นอน) คุณก็แค่เปลี่ยนบรีฟและสร้างส่วนที่ได้รับผลกระทบขึ้นมาใหม่ แทนที่จะต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด

สิ่งที่กระบวนการนี้เข้ามาแทนที่

กระบวนการแบบเดิมต้องใช้เวลาทั้งบ่าย: เปิดข้อเสนอโครงการล่าสุด ค้นหาและแทนที่ชื่อลูกค้า (แล้วก็อาจจะพลาดไปจุดหนึ่ง) เขียนแนวทางใหม่ สร้างตารางราคาใหม่ ต่อสู้กับการจัดรูปแบบ ส่งออก แล้วก็พบว่าฟอนต์ผิดเพี้ยนไป 15 นาทีไม่ใช่เรื่องเกินจริงเลย การอ่านต่างหากที่เป็นส่วนที่ช้าที่สุด

หากข้อเสนอโครงการเป็นงานที่ต้องทำร่วมกันเป็นทีม

ข้อเสนอโครงการบางชิ้นเขียนโดยคนสามคนพร้อมกัน หรือเปลี่ยนเป็นพิตช์เด็ค (pitch deck) และวิดีโอติดตามผลสำหรับลูกค้า นั่นคือกรณีการใช้งานที่ Shyne ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อตอบโจทย์: ใช้ brand kit เดียวกัน พื้นที่ทำงานร่วมกัน และเอเจนต์ที่ช่วยแก้ไขในจุดที่ทุกคนสามารถมองเห็นได้ อย่างไรก็ตาม Shyne ไม่สามารถส่งออกเป็นไฟล์ Word ได้ ดังนั้นสำหรับข้อเสนอโครงการที่ต้องจบด้วยไฟล์ DOCX เครื่องมือที่เหมาะสมคือ NextDocs

เริ่มเขียนข้อเสนอโครงการใน NextDocs

---

ทีมงาน NextDocs