AIでクライアント向け提案書を15分で作成し、Word形式で送付する方法

提案書は、最も迅速さが求められる一方で、最も間違いが起きやすいドキュメントです。構成は標準的ですが、内容はクライアントごとに固有であり、クライアントはコメントを書き込めるファイルを求めています。これは、NextDocsですべてのプロセスを完了させる実例です。コピーしてそのまま使えるプロンプトも掲載しています。

今回の例は、マーケティング代理店がWebサイトのリニューアルを提案するケースです。ご自身の状況に合わせて詳細を書き換えてください。

0〜2分：ブランドを一度設定する

まだ設定していない場合は、**Brand kit（ブランドキット）**を開き、ロゴ、カラー、フォント、そしてトーン＆マナーに関する説明を1行設定します。ブランドフォントをアップロードしている場合、それはPDFに埋め込まれ、Wordファイルにもそのフォント名で引き継がれます。初回は2分かかりますが、2回目以降は0分です。詳細はブランドキットに関する投稿で解説しています。

AI Memoryを使用している場合は、「私はマーケティング代理店の提案書を書いています。フォーマルでありながら温かみのあるトーン。必ず料金表とタイムラインを含めてください」と一度伝えておきます。これ以降のすべての提案書は、この設定をベースに作成されます。

2〜4分：ブリーフ（概要）の入力

AI提案書ジェネレーターまたは提案書テンプレートから新規ドキュメントを作成し、ブリーフを貼り付けます。整理されている必要はありません。

クライアント：Harbour & Finch（地方の会計事務所、スタッフ40名、3拠点）。Webサイトのリニューアルを希望。現在のサイトは2019年作成、モバイル非対応、オンライン予約なし。ゴール：ビジネス顧客からの信頼獲得、相談予約の増加、自社チームで簡単に更新できること。ヒアリングでの予算感：約4万ドル。タイムライン：3月の繁忙期（新年度）前にローンチ。提案内容：ディスカバリー、デザイン、Webflowでの構築、コンテンツ移行、3ヶ月間のサポート。意思決定者はマネージングパートナー（女性）。安っぽく見えないこと、ベンダーロックインされないことを重視。

次に、指示（プロンプト）を入力します。

このブリーフからクライアント向けの提案書を作成してください。構成：エグゼクティブサマリー、クライアントのゴールの理解、フェーズごとの提案アプローチ、週単位の表形式のタイムライン、3つのオプション（エッセンシャル、推奨、エクステンデッド）を含む表形式の投資額、選ばれる理由、次のステップ。フォーマルでありながら温かみのあるトーン。12〜15ページ。ブランドキットを使用すること。クライアントのコメントや統計データを捏造しないでください。

この最後の1文が重要です。AIに「捏造しないように」と指示すれば、勝手な創作を防ぐことができます。

4〜9分：複数のバージョンを生成して選択する

**Quality（品質）**モードを選択し、3つのバージョンを生成します。これが最も時間を節約できるステップです。1つのドラフトを何度も修正する代わりに、完成された3つの提案書を読み、自分が書きたかった構成のものを1つ選ぶだけです。クライアントのゴールを前面に出したもの、アプローチを重視したもの、投資額を先に見せるものなど、意思決定者であるマネージングパートナーが最初に何を見たいかを考えて選びます。

最適なものを選び、残りの2つは削除します。

9〜13分：3つの編集

AIが作成した提案書には、必ず人間による以下の3つの手直しが必要です。

1. エグゼクティブサマリー。 最初の段落を自分の言葉で書き直します。ここは、意思決定者が確実に目を通す唯一の部分です。
2. 数値の確認。 投資額の表を実際の価格設定と照らし合わせます。AIに「推奨オプションを38,500ドルにし、コンテンツ移行をその中に移動させてください」と指示して調整します。
3. タイムラインの確認。 チームのスケジュールと照らし合わせます。「構築フェーズを2週間後ろにずらしてください。ディスカバリーには2週間ではなく3週間必要です」のように指示します。

チャットに1文指示を入力するだけで、ドキュメントがその場で更新されます。

13〜15分：エクスポートと送付

クライアント向けにWord（DOCX）形式でエクスポートします。提案書はクライアントが社内で注記を入れたり転送したりするものであり、相手のチームが通常開くのはWordだからです。Wordエクスポートでは、見出し、表、画像、リンク、そして指定したフォントがそのまま引き継がれます。

また、メールに添付する用としてPDF形式でもエクスポートしておきます。これにより、最初の印象をピクセル単位で正確に伝えることができます。

元のドキュメントはNextDocsに保存しておきます。クライアントからスコープの修正を求められた際（ほぼ確実に求められます）、最初からやり直すのではなく、ブリーフを変更して該当するセクションだけを再生成することができます。

これによって何が置き換わるのか

これまでのやり方では、半日仕事でした。前回の提案書を開き、クライアント名を検索して置換し（そして1箇所見落とし）、アプローチを書き直し、料金表を作り直し、フォーマットの崩れと戦い、エクスポートした後にフォントが間違っていることに気づく。15分というのは大げさではありません。最も時間がかかるのは、内容を読むプロセスだけになります。

提案書作成がチームでの共同作業の場合

提案書によっては、3人で同時に執筆したり、ピッチデックやクライアント向けのフォローアップ動画に発展したりすることもあります。そのようなケースのために作られたのがShyneです。同じブランドキット、共有キャンバス、そして全員が見ている前で編集を行うエージェントが備わっています。ただし、ShyneはWordへのエクスポートに対応していないため、最終的にDOCX形式にする必要がある提案書には、NextDocsが最適なツールです。

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NextDocsチーム