Yapay zeka ile on beş dakikada müşteri teklifi yazın, ardından Word olarak gönderin

Teklifler, insanların en çok hızlıca ihtiyaç duyduğu ve en sık hata yaptığı belgelerdir. Yapı standarttır, içerik tek bir müşteriye özeldir ve müşteri üzerinde yorum yapabileceği bir dosya ister. Bu, tüm süreci NextDocs'ta gerçekleştirmeye yönelik, kopyalayabilmeniz için istemlerin açıkça yazıldığı uygulamalı bir örnektir.

Örnek, bir web sitesi yeniden tasarımı öneren bir pazarlama ajansıdır. Kendi detaylarınızı yerleştirin.

0. - 2. Dakika: Markayı bir kez ayarlayın

Henüz yapmadıysanız, Brand kit (Marka kiti) bölümünü açın ve logonuzu, renklerinizi, yazı tiplerinizi ve tonla ilgili bir satırı ayarlayın. Bir marka yazı tipi yüklediyseniz, bu yazı tipi PDF'e gömülecek ve Word dosyasına adıyla aktarılacaktır. Bu işlem ilk seferde iki dakika, sonrasındaki her seferde ise sıfır dakika sürer; marka kiti yazısı bu konuyu kapsamaktadır.

Yapay Zeka Belleği (AI Memory) kullanıyorsanız, ona bir kez şunu söyleyin: "Bir pazarlama ajansı için teklifler yazıyorum. Resmi ama samimi bir ton. Her zaman bir fiyatlandırma tablosu ve bir zaman çizelgesi ekle." Bundan sonraki her teklif bu temelden başlar.

2. - 4. Dakika: Özet (Brief)

Yapay zeka teklif oluşturucu üzerinden veya bir teklif şablonundan yeni bir belge başlatın ve bir özet yapıştırın. Düzenli olmasına gerek yok:

Müşteri: Harbour & Finch, bölgesel bir muhasebe firması, 40 çalışan, üç ofis. Web sitesinin yeniden tasarlanmasını istiyorlar: mevcut site 2019 yapımı, mobil uyumlu değil, çevrimiçi rezervasyon yok. Hedefler: kurumsal müşterilere güvenilir görünmek, daha fazla danışmanlık rezervasyonu almak, kendi ekiplerinin güncellemesi için kolay olmak. Görüşmeden alınan bütçe sinyali: yaklaşık 40 bin dolar. Zaman çizelgesi: Mart ayındaki mali yıl hamlelerinden önce yayına girmek. Keşif, tasarım, Webflow üzerinde geliştirme, içerik taşıma ve üç aylık destek öneriyoruz. Karar verici yönetici ortak; ucuz görünmemeye ve bir sisteme bağımlı kalmamaya önem veriyor.

Ardından şu talimatı verin:

Bu özetten bir müşteri teklifi yaz. Bölümler: yönetici özeti, hedeflerinin anlaşılması, aşamalar halinde önerilen yaklaşım, haftalık tablo olarak zaman çizelgesi, üç seçenekli (temel, önerilen, kapsamlı) bir tablo olarak yatırım, neden biz, sonraki adımlar. Resmi ama samimi. On iki ila on beş sayfa. Marka kitini kullan. Müşteri yorumları veya istatistikler uydurma.

Bu son cümle önemlidir. Yapay zekadan uydurmamasını isterseniz uydurmayacaktır.

4. - 9. Dakika: Sürümler oluşturun ve seçin

Kalite (Quality) modunu seçin ve üç sürüm oluşturun. En çok zaman kazandıran adım budur: Tek bir taslağı düzenleyip şekle sokmaya çalışmak yerine, üç eksiksiz teklifi okur ve kendi yazacağınız yapıyı seçersiniz. Biri müşterinin hedefleriyle, biri yaklaşımınızla, diğeri ise yatırımla başlayacaktır. Yönetici ortağın ilk olarak hangisini görmek isteyeceğini bilirsiniz.

Onu seçin. Diğer ikisini silin.

9. - 13. Dakika: Üç düzenleme

Yapay zeka ile hazırlanan her teklif aynı üç insan dokunuşuna ihtiyaç duyar:

Yönetici özeti. İlk paragrafı kendi kelimelerinizle yeniden yazın. Karar vericinin kesinlikle okuyacağı tek bölüm burasıdır.
Rakamlar. Yatırım tablosunu gerçek fiyatlandırmanızla karşılaştırın. Yapay zekadan ayarlamasını isteyin: "Önerilen seçeneği 38.500 dolar yap ve içerik taşımayı bu seçeneğe dahil et."
Zaman çizelgesi. Ekibinizin takvimiyle karşılaştırın. "Geliştirme aşamasını iki hafta sonraya kaydır; keşif için iki değil, üç hafta gerekiyor."

Her düzenleme sohbette bir cümleden ibarettir ve belge olduğu yerde güncellenir.

13. - 15. Dakika: Dışa aktarın ve gönderin

Müşteri için Word (DOCX) olarak dışa aktarın, çünkü teklif, üzerinde notlar alacakları ve şirket içinde iletecekleri bir belgedir ve ekiplerinin açacağı format Word'dür. Word dışa aktarma özelliği başlıkları, tabloları, görselleri, bağlantıları ve yazı tiplerinizi adıyla taşır.

E-postaya ekleyeceğiniz sürüm için PDF olarak da dışa aktarın, böylece ilk izlenim pikseli pikseline kusursuz olur.

Kaynağı NextDocs'ta tutun. Müşteri revize edilmiş bir kapsam istediğinde (ki isteyecektir), sıfırdan başlamak yerine özeti değiştirir ve yalnızca etkilenen bölümü yeniden oluşturursunuz.

Bu süreç neyin yerini alıyor?

Bu sürecin eski versiyonu koca bir öğleden sonrayı alıyordu: Son teklifi aç, müşteri adını bul ve değiştir, birini gözden kaçır, yaklaşımı yeniden yaz, fiyatlandırma tablosunu yeniden oluştur, biçimlendirmeyle boğuş, dışa aktar, yazı tiplerinin yanlış olduğunu fark et. On beş dakika bir abartı değil; yavaş olan kısım okumadır.

Teklif bir ekip çalışmasıysa

Bazı teklifler aynı anda üç kişi tarafından yazılır veya müşteri için bir sunum dosyasına ve takip videosuna dönüşür. İşte Shyne tam da bu durum için geliştirildi: Aynı marka kiti, ortak bir çalışma alanı ve herkesin görebileceği şekilde düzenleme yapan bir yapay zeka temsilcisi. Ancak Shyne, Word'e aktarım yapmaz; bu nedenle DOCX olarak sonlanması gereken bir teklif için doğru araç NextDocs'tur.

NextDocs'ta bir teklif başlatın

NextDocs Ekibi