Xuất sang Word: Đã có định dạng DOCX

Trong một thời gian dài, lời phàn nàn phổ biến nhất về tài liệu NextDocs là ở bước cuối cùng. Bạn có thể tạo một bản đề xuất hoặc báo cáo chỉ trong vài phút, nhưng nếu người nhận muốn một tệp Word để họ có thể đánh dấu, chỉnh sửa, bạn sẽ phải dựng lại nó bằng tay. Kể từ ngày 25 tháng 7, bạn không còn phải làm thế nữa: NextDocs đã hỗ trợ xuất tài liệu sang định dạng DOCX.

Chúng tôi đã ra mắt tính năng này một cách lặng lẽ, và đó là một sai lầm, bởi vì nó giải quyết yêu cầu được lặp lại nhiều nhất trong hộp thư hỗ trợ và trong các bài đánh giá của chúng tôi. Vì vậy, đây là thông báo chính thức.

Cách xuất tài liệu

Mở tài liệu, chọn Export (Xuất), và chọn Word (DOCX). Tệp sẽ được tải xuống với tên tệp là tiêu đề của tài liệu. Đó là toàn bộ quy trình.

Mọi loại tài liệu mà NextDocs tạo ra đều có thể được xuất theo cách này: đề xuất, báo cáo, hợp đồng, chính sách, sơ yếu lý lịch, thư xin việc, tài liệu một trang (one-pager) và tài liệu dài không phân trang.

Những nội dung được chuyển đổi

Bản xuất được xây dựng từ cấu trúc của tài liệu chứ không phải từ ảnh chụp màn hình, vì vậy kết quả là một tài liệu Word thực sự:

• Các tiêu đề (Headings) được ánh xạ tới các kiểu tiêu đề của Word, giúp ngăn điều hướng (navigation pane) và mục lục hoạt động bình thường.
• Danh sách, cả dạng số và dạng dấu đầu dòng, vẫn giữ nguyên là danh sách.
• Bảng vẫn giữ nguyên là bảng, với các ô có thể chỉnh sửa được.
• Hình ảnh được nhúng ở độ phân giải đầy đủ.
• Các liên kết vẫn có thể nhấp vào được.
• Phông chữ và màu sắc từ chủ đề hoặc bộ nhận diện thương hiệu (brand kit) của bạn được chuyển sang theo tên. Nếu máy của người đọc chưa cài đặt phông chữ đó, Word sẽ tự động thay thế bằng phông chữ khác, đây là cách hoạt động thông thường của Word với bất kỳ tài liệu nào.

Nếu tài liệu được tạo bằng một trong 18 ngôn ngữ mà NextDocs hỗ trợ, bản xuất cũng sẽ được bản địa hóa tương tự; các ngôn ngữ viết từ phải sang trái sẽ được xuất dưới dạng tài liệu từ phải sang trái.

Những điểm cần kiểm tra sau khi xuất

Word là định dạng trang cuộn liên tục (flowing-page) trong khi canvas của NextDocs thì không, vì vậy bạn nên kiểm tra qua một vài điểm trước khi gửi tệp đi:

• Bố cục nhiều cột sẽ trở thành các phần một cột trong Word. Toàn bộ nội dung vẫn được giữ nguyên; chỉ là cách sắp xếp sẽ đơn giản hơn.
• Các phương trình và khối mã (code blocks) vẫn được xuất, nhưng Word sẽ hiển thị chúng theo kiểu định dạng riêng của nó. Hãy kiểm tra xem một phương trình dài có bị xuống dòng ở vị trí không hợp lý hay không.
• Ngắt trang sẽ tuân theo cách phân trang của Word chứ không phải của canvas, vì vậy số lượng trang có thể khác biệt.

Đối với tài liệu cần hiển thị chính xác như thiết kế, PDF vẫn là định dạng xuất phù hợp nhất. Còn đối với tài liệu mà người khác cần chỉnh sửa, DOCX giờ đây là lựa chọn tối ưu.

Vị trí của DOCX trong các định dạng xuất

NextDocs hiện có thể xuất sang PDF, Word, PowerPoint, Google Slides, Google Docs, PNG và HTML từ một tệp nguồn duy nhất. Quy tắc chung là:

Bạn cần	Định dạng xuất
Một tệp khóa, chuẩn xác đến từng pixel	PDF
Một tệp để khách hàng có thể sửa đổi/đánh dấu	Word (DOCX)
Một bài thuyết trình để trình chiếu bằng PowerPoint	PPTX
Một bài thuyết trình hoặc tài liệu lưu trữ trên Google Workspace	Google Slides hoặc Google Docs
Hình ảnh cho trang web hoặc bài đăng mạng xã hội	PNG

Tính năng xuất sang Google Docs cũng đã được cải tiến sắc nét hơn trong phiên bản v1.11.0: màu sắc và các phần làm nổi bật (highlights) giờ đây vẫn được giữ nguyên sau khi chuyển đổi, giúp cả hai định dạng xuất tài liệu có thể chỉnh sửa được đứng ở vị thế ngang nhau.

Một lưu ý cho sản phẩm chị em của chúng tôi

Shyne hỗ trợ xuất sang PDF, PowerPoint, Google Slides, PNG, MP4 và HTML, nhưng không hỗ trợ xuất sang Word. Nếu việc có một tệp Word ở bước cuối cùng là yêu cầu bắt buộc, NextDocs là công cụ dành cho công việc đó. Đây là một trong những lý do chúng tôi duy trì hai sản phẩm thay vì một.

Hãy thử áp dụng cho một bản đề xuất

Cách nhanh nhất để cảm nhận sự khác biệt là tạo một bản đề xuất cho khách hàng: hãy tạo nó bằng trình tạo đề xuất AI, áp dụng bộ nhận diện thương hiệu của bạn và xuất sang Word. Khách hàng sẽ nhận được một tệp mà họ có thể nhận xét; còn bạn vẫn giữ tệp nguồn trong NextDocs cho phiên bản tiếp theo.

Mở NextDocs và xuất thử một tài liệu bạn đã tạo.

---

Đội ngũ NextDocs