Viết đề xuất khách hàng bằng AI trong mười lăm phút, sau đó gửi dưới dạng Word

Đề xuất là loại tài liệu mà mọi người thường cần nhanh nhất nhưng cũng dễ làm sai nhất. Cấu trúc của nó mang tính tiêu chuẩn, nội dung cụ thể cho từng khách hàng, và khách hàng luôn muốn nhận một tệp tin mà họ có thể để lại nhận xét. Đây là một ví dụ thực tế về cách thực hiện toàn bộ quy trình này trong NextDocs, đi kèm các câu lệnh (prompt) được viết sẵn để bạn có thể sao chép.

Ví dụ dưới đây là về một agency marketing đang đề xuất thiết kế lại trang web. Hãy thay thế bằng các thông tin chi tiết của riêng bạn.

Phút 0 đến 2: Thiết lập thương hiệu một lần duy nhất

Nếu bạn chưa làm việc này, hãy mở Brand kit (Bộ nhận diện thương hiệu) và thiết lập logo, màu sắc, phông chữ và một dòng mô tả về tông giọng. Nếu bạn đã tải lên phông chữ thương hiệu của mình, phông chữ đó sẽ được nhúng vào tệp PDF và được giữ nguyên tên trong tệp Word. Việc này chỉ mất hai phút trong lần đầu tiên và không tốn giây nào cho những lần sau; bài viết về brand kit đã hướng dẫn chi tiết về phần này.

Nếu bạn sử dụng AI Memory (Bộ nhớ AI), hãy nói với nó một lần: "Tôi viết đề xuất cho một agency marketing. Tông giọng trang trọng nhưng ấm áp. Luôn bao gồm bảng giá và lộ trình thời gian." Mọi đề xuất sau đó sẽ tự động bắt đầu từ thiết lập này.

Phút 2 đến 4: Bản tóm tắt yêu cầu (Brief)

Bắt đầu một tài liệu mới từ trình tạo đề xuất AI hoặc từ một mẫu đề xuất, rồi dán bản tóm tắt yêu cầu vào. Bản tóm tắt này không cần phải quá trau chuốt:

Khách hàng: Harbour & Finch, một công ty kế toán khu vực, 40 nhân viên, ba văn phòng. Họ muốn thiết kế lại trang web: trang web hiện tại từ năm 2019, không thân thiện với thiết bị di động, không có tính năng đặt lịch trực tuyến. Mục tiêu: trông uy tín đối với các khách hàng doanh nghiệp, nhận được nhiều lượt đăng ký tư vấn hơn, dễ dàng cho đội ngũ của họ tự cập nhật. Ngân sách dự kiến qua cuộc gọi: khoảng 40.000 USD. Lộ trình: ra mắt trước chiến dịch năm tài chính của họ vào tháng Ba. Chúng tôi đề xuất các giai đoạn: tìm hiểu (discovery), thiết kế, xây dựng trên Webflow, di chuyển nội dung và ba tháng hỗ trợ. Người ra quyết định là đối tác quản lý (managing partner); cô ấy quan tâm đến việc trang web trông không bị rẻ tiền và không bị ràng buộc vào một nền tảng cố định.

Sau đó là câu lệnh hướng dẫn:

Hãy viết một đề xuất khách hàng từ bản tóm tắt này. Các phần: tóm tắt dự án (executive summary), thấu hiểu mục tiêu của họ, phương pháp tiếp cận đề xuất theo từng giai đoạn, lộ trình dưới dạng bảng theo tuần, chi phí đầu tư dưới dạng bảng với ba tùy chọn (cơ bản, đề xuất, mở rộng), tại sao chọn chúng tôi, các bước tiếp theo. Tông giọng trang trọng nhưng ấm áp. Độ dài từ mười hai đến mười lăm trang. Sử dụng bộ nhận diện thương hiệu (brand kit). Không tự ý bịa đặt các câu trích dẫn của khách hàng hoặc số liệu thống kê.

Câu cuối cùng đó rất quan trọng. Hãy yêu cầu AI không tự bịa đặt thông tin và nó sẽ tuân thủ.

Phút 4 đến 9: Tạo các phiên bản và lựa chọn

Chọn chế độ Quality (Chất lượng) và tạo ba phiên bản. Đây là bước giúp tiết kiệm thời gian nhất: thay vì phải chỉnh sửa một bản nháp cho hoàn chỉnh, bạn chỉ cần đọc ba đề xuất đầy đủ và chọn cấu trúc mà bạn muốn viết nhất. Một bản sẽ bắt đầu bằng mục tiêu của khách hàng, một bản bằng phương pháp tiếp cận của bạn, và một bản bằng chi phí đầu tư. Bạn sẽ biết rõ đối tác quản lý muốn xem phần nào trước tiên.

Hãy chọn phiên bản đó. Xóa hai phiên bản còn lại.

Phút 9 đến 13: Ba bước chỉnh sửa

Mọi đề xuất do AI tạo ra đều cần ba sự tinh chỉnh từ con người:

1. Tóm tắt dự án (Executive summary). Hãy viết lại đoạn văn đầu tiên bằng ngôn từ của riêng bạn. Đây là phần duy nhất mà người ra quyết định chắc chắn sẽ đọc.
2. Các con số. Kiểm tra bảng chi phí đầu tư so với mức giá thực tế của bạn. Yêu cầu AI điều chỉnh: "Hãy đổi tùy chọn đề xuất thành 38.500 USD và chuyển phần di chuyển nội dung vào tùy chọn đó."
3. Lộ trình thời gian. Kiểm tra lộ trình so với lịch làm việc của đội ngũ của bạn. "Dời giai đoạn xây dựng lùi lại hai tuần; giai đoạn tìm hiểu cần ba tuần chứ không phải hai tuần."

Mỗi lần chỉnh sửa chỉ là một câu lệnh trong khung chat, và tài liệu sẽ tự động cập nhật ngay tại chỗ.

Phút 13 đến 15: Xuất bản và gửi đi

Xuất sang Word (DOCX) để gửi cho khách hàng, bởi vì đề xuất là thứ họ sẽ ghi chú và chuyển tiếp nội bộ, và Word là công cụ mà đội ngũ của họ sẽ dùng để mở. Tính năng xuất Word sẽ giữ nguyên các tiêu đề, bảng biểu, hình ảnh, liên kết và phông chữ của bạn theo đúng tên gọi.

Đồng thời xuất sang PDF để làm phiên bản đính kèm trong email, giúp ấn tượng đầu tiên luôn chuẩn xác đến từng pixel.

Hãy giữ lại tài liệu gốc trong NextDocs. Khi khách hàng yêu cầu sửa đổi phạm vi công việc (và chắc chắn họ sẽ yêu cầu), bạn chỉ cần thay đổi bản tóm tắt và tạo lại phần bị ảnh hưởng thay vì phải bắt đầu lại từ đầu.

Quy trình này thay thế cho điều gì

Quy trình cũ trước đây thường ngốn của bạn cả một buổi chiều: mở bản đề xuất gần nhất, tìm và thay thế tên khách hàng (và đôi khi bỏ sót một vài chỗ), viết lại phương pháp tiếp cận, dựng lại bảng giá, vật lộn với định dạng, xuất file, rồi phát hiện ra phông chữ bị lỗi. Mười lăm phút không hề là nói quá; phần đọc và kiểm tra mới là phần tốn thời gian nhất.

Nếu đề xuất là nỗ lực của cả đội ngũ

Một số đề xuất được viết bởi ba người cùng một lúc, hoặc chuyển đổi thành một slide thuyết trình (pitch deck) và một video tiếp theo gửi cho khách hàng. Đó chính là trường hợp mà Shyne được thiết kế để giải quyết: cùng một bộ nhận diện thương hiệu, một không gian làm việc chung, và một trợ lý AI chỉnh sửa trực tiếp để mọi người cùng thấy. Tuy nhiên, Shyne không hỗ trợ xuất sang Word, vì vậy đối với một đề xuất bắt buộc phải có định dạng đầu ra là DOCX, NextDocs chính là công cụ dành cho bạn.

Bắt đầu tạo đề xuất trong NextDocs

---

Đội ngũ NextDocs