Kundenangebote mit KI in fünfzehn Minuten schreiben und als Word-Datei senden

Angebote sind die Dokumente, die am häufigsten schnell benötigt und am häufigsten falsch erstellt werden. Die Struktur ist standardisiert, der Inhalt ist spezifisch für einen Kunden, und der Kunde wünscht sich eine Datei, die er kommentieren kann. Dies ist ein praktisches Beispiel dafür, wie Sie den gesamten Prozess in NextDocs abwickeln, inklusive der ausformulierten Prompts zum Kopieren.

In diesem Beispiel schlägt eine Marketingagentur einen Website-Relaunch vor. Ersetzen Sie diese Details einfach durch Ihre eigenen.

Minute 0 bis 2: Einmalig das Branding festlegen

Falls noch nicht geschehen, öffnen Sie das Brand Kit und legen Sie Ihr Logo, Ihre Farben, Schriftarten und eine kurze Beschreibung Ihres Tonfalls fest. Wenn Sie eine eigene Markenschriftart hochgeladen haben, wird diese in das PDF eingebettet und namentlich in die Word-Datei übernommen. Das dauert beim ersten Mal zwei Minuten und danach jedes Mal null Minuten; der Beitrag zum Brand Kit erklärt die Details.

Wenn Sie AI Memory nutzen, weisen Sie es einmalig an: „Ich schreibe Angebote für eine Marketingagentur. Formell, aber herzlich. Füge immer eine Preistabelle und einen Zeitplan hinzu.“ Jedes weitere Angebot baut darauf auf.

Minute 2 bis 4: Das Briefing

Starten Sie ein neues Dokument über den KI-Angebotsgenerator oder aus einer Angebotsvorlage und fügen Sie ein Briefing ein. Es muss nicht perfekt formatiert sein:

Kunde: Harbour & Finch, eine regionale Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, 40 Mitarbeiter, drei Standorte. Sie wünschen sich einen Website-Relaunch: Die aktuelle Website ist von 2019, nicht mobilfreundlich, keine Online-Buchung. Ziele: Seriöser Auftritt für Geschäftskunden, mehr Buchungen für Erstgespräche, einfache Aktualisierung durch das eigene Team. Budget-Indikation aus dem Telefonat: ca. 40.000 $. Zeitplan: Launch vor der Jahresabschluss-Kampagne im März. Wir schlagen Discovery, Design, Entwicklung auf Webflow, Content-Migration und drei Monate Support vor. Entscheidungsträgerin ist die geschäftsführende Partnerin; ihr ist wichtig, dass es nicht billig aussieht und sie sich nicht an einen Anbieter binden muss.

Danach die Anweisung:

Schreibe ein Kundenangebot auf Basis dieses Briefings. Abschnitte: Executive Summary, Verständnis ihrer Ziele, vorgeschlagener Ansatz in Phasen, Zeitplan als Tabelle mit Wochenangaben, Investition als Tabelle mit drei Optionen (Basis, Empfohlen, Erweitert), Warum wir, nächste Schritte. Formell, aber herzlich. Zwölf bis fünfzehn Seiten. Nutze das Brand Kit. Erfinde keine Kundenzitate oder Statistiken.

Dieser letzte Satz ist wichtig. Wenn Sie die KI bitten, nichts zu erfinden, wird sie es auch nicht tun.

Minute 4 bis 9: Versionen generieren und auswählen

Wählen Sie den „Quality“-Modus und generieren Sie drei Versionen. Dies ist der Schritt, der am meisten Zeit spart: Anstatt mühsam einen einzigen Entwurf zu überarbeiten, lesen Sie drei vollständige Angebote und wählen die Struktur aus, die Sie selbst so geschrieben hätten. Eine Version beginnt mit den Zielen des Kunden, eine mit Ihrem Ansatz, eine mit der Investition. Sie wissen selbst am besten, was die geschäftsführende Partnerin zuerst sehen möchte.

Wählen Sie Ihren Favoriten. Löschen Sie die anderen beiden.

Minute 9 bis 13: Drei Anpassungen

Jedes KI-generierte Angebot benötigt dieselben drei menschlichen Feinschliffe:

Die Executive Summary. Schreiben Sie den ersten Absatz in Ihren eigenen Worten um. Das ist der einzige Teil, den der Entscheidungsträger garantiert lesen wird.
Die Zahlen. Gleichen Sie die Investitionstabelle mit Ihren tatsächlichen Preisen ab. Bitten Sie die KI um Anpassung: „Mache die empfohlene Option zu 38.500 $ und verschiebe die Content-Migration dorthin.“
Der Zeitplan. Gleichen Sie ihn mit dem Kalender Ihres Teams ab. „Verschiebe die Entwicklungsphase um zwei Wochen nach hinten; die Discovery-Phase benötigt drei Wochen statt zwei.“

Jede Anpassung ist nur ein Satz im Chat, und das Dokument wird direkt an Ort und Stelle aktualisiert.

Minute 13 bis 15: Exportieren und senden

Exportieren Sie als Word-Datei (DOCX) für den Kunden, da ein Angebot oft intern kommentiert und weitergeleitet wird – und Word das Format ist, das das Team des Kunden nutzen wird. Der Word-Export übernimmt Überschriften, Tabellen, Bilder, Links und Ihre Schriftarten namentlich.

Exportieren Sie auch als PDF für die Version, die Sie an die E-Mail anhängen, damit der erste Eindruck pixelgenau stimmt.

Behalten Sie die Quelle in NextDocs. Wenn der Kunde eine Anpassung des Projektumfangs wünscht – und das wird er –, ändern Sie einfach das Briefing und generieren den betroffenen Abschnitt neu, anstatt von vorne zu beginnen.

Was dadurch ersetzt wird

Früher dauerte dieser Prozess einen ganzen Nachmittag: das letzte Angebot öffnen, Suchen und Ersetzen für den Kundennamen ausführen (und prompt einen übersehen), den Ansatz umschreiben, die Preistabelle neu aufbauen, mit der Formatierung kämpfen, exportieren und feststellen, dass die Schriftarten falsch sind. Fünfzehn Minuten sind keine Übertreibung – das Lesen ist dabei der zeitaufwendigste Teil.

Wenn das Angebot eine Teamleistung ist

Manche Angebote werden von drei Personen gleichzeitig geschrieben oder entwickeln sich zu einem Pitch-Deck und einem anschließenden Video für den Kunden. Genau für diesen Fall wurde Shyne entwickelt: dasselbe Brand Kit, eine gemeinsame Arbeitsfläche und ein KI-Assistent, der für alle sichtbar Änderungen vornimmt. Shyne bietet jedoch keinen Word-Export. Für Angebote, die am Ende als DOCX vorliegen müssen, ist NextDocs daher das richtige Tool.

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